Mantenha o Pipeline de Contratação em Movimento
Ao final desta receita, nenhum bom candidato vai empacar em silêncio no seu pipeline de contratação — no momento em que alguém fica tempo demais em uma etapa, o Copera cutuca o recrutador responsável com um próximo passo concreto, e o board se mantém em dia sozinho toda vez que um candidato avança. Como o seu board de contratação e o chat da sua equipe vivem em um só espaço de trabalho, a automação consegue perceber o candidato parado e chegar direto na pessoa certa, em vez de esperar alguém notar na reunião semanal de contratação.
Disponibilidade: Disponível agora (construído como duas Automations). A versão em que um colega de recrutamento com nome próprio fica de olho em todo o pipeline e o mantém em movimento por conta própria está sendo lançada em acesso antecipado.
O que ele faz
Bons candidatos são perdidos do mesmo jeito que negócios e tarefas: para o silêncio. Um candidato promissor cai na Triagem e fica ali uma semana. Um entrevistador nunca é agendado. Uma proposta espera por uma aprovação que ninguém foi atrás. Quando alguém finalmente percebe, o candidato já aceitou outro emprego. Esta receita torna impossível não perceber esse candidato parado — e tira o trabalho manual de cada mudança de etapa.
Ele roda como duas pequenas automações que se reforçam:
- Mantenha o board em dia. Toda vez que a Etapa de um candidato muda, uma automação grava a data em que ele entrou na nova etapa e então ramifica conforme para onde ele avançou para disparar os follow-ups certos — atribuir o entrevistador, avisar o gestor da contratação, redigir o e-mail do próximo passo para o candidato ou comemorar uma contratação no canal.
- Nunca deixe um candidato empacar. Uma segunda automação fica de olho nessa data de etapa. Se um candidato está parado na mesma etapa além do seu limite — digamos, quatro dias —, ela redige uma cutucada curta e específica e envia uma mensagem direta ao recrutador responsável por ele, com o nome do candidato, há quanto tempo ele está esperando e o próximo passo óbvio.
Uma coisa importante continua valendo o tempo todo: uma pessoa sempre decide quem avança. A automação nunca empurra um candidato da Triagem para a Proposta em silêncio — decisões de contratação são dos humanos. O que ela faz é garantir que ninguém empaque e cuidar de todo o acompanhamento no instante em que você move alguém. Candidatos contratados e recusados ficam de fora, então ninguém nunca é cutucado sobre um candidato já encerrado.
Construa você mesmo
Duas automações fazem todo o trabalho: um zelador de mudanças de etapa que dispara os follow-ups certos sempre que um candidato avança, e um cutucador de parados que lê o relógio de etapa que o zelador registra. As duas vivem em Automations.
Antes de começar
No seu board de contratação, dê a cada linha de candidato os campos que as automações leem:
- Um campo de Etapa (seleção única) com o seu pipeline: Inscrito, Triagem, Entrevista por telefone, Presencial, Proposta, Contratado, Recusado.
- Um campo de data de Entrada na etapa — gravado automaticamente mais abaixo; é esse o sinal com que o cutucador funciona.
- Um Recrutador responsável (uma coluna de pessoas) — é quem recebe a cutucada.
- Um Gestor da contratação (uma coluna de pessoas) — avisado nos avanços mais importantes.
- Um campo de E-mail do candidato, para que a comunicação possa ser redigida a partir da linha.
Essa é toda a configuração — uma linha por candidato. Veja Criar um Board se você estiver montando do zero, e deixe os novos candidatos entrarem automaticamente (veja a dica no final).
Automação 1 — mantenha o board em dia
Esta dispara a cada mudança de etapa e cuida do acompanhamento, para que o board e as pessoas que se importam com ele estejam sempre em dia.
Adicione um gatilho de Campo alterado observando a coluna de Etapa, para que a automação rode toda vez que um candidato passa de uma etapa para a seguinte.
Adicione uma ação de Definir data como agora sobre a data de Entrada na etapa. Isso reinicia o relógio da etapa a cada avanço — e é o que rearma o cutucador de parados da Automação 2 para a nova etapa. (Prefere controlar como um cronômetro? Adicione uma ação de Controle de temporizador de SLA para parar o cronômetro da etapa anterior e iniciar um novo, e pule direto para Acompanhamento de SLA.)
Adicione uma condição com uma verificação de mudou de → para para ramificar conforme a etapa de destino. Cada avanço merece um acompanhamento diferente, e isso divide o fluxo para que os certos disparem.
Em cada ramo, adicione as ações que mantêm aquele avanço andando. Um conjunto padrão útil:
| Avançou para… | Ações naquele ramo |
|---|---|
| Entrevista por telefone ou Presencial | Atribuir usuário(s) para incluir o entrevistador, Enviar notificação ao entrevistador e ao gestor da contratação, e Enviar e-mail (como rascunho) com o convite de agendamento para o recrutador revisar. |
| Proposta | Enviar mensagem direta ao gestor da contratação para dar início à aprovação, e Criar documento para começar a carta-proposta a partir de um modelo. |
| Contratado | Postar mensagem no canal no seu canal de contratação para comemorar a vitória, e Atualizar linha vinculada para marcar a vaga aberta como preenchida. Depois, passe para o onboarding. |
| Recusado | Enviar e-mail (como rascunho) com uma recusa gentil e no tom da sua marca para um recrutador revisar antes de enviar. |
Todo e-mail que o candidato recebe continua sendo um rascunho, para que uma pessoa dê o aval antes de chegar ao candidato — veja as Dicas abaixo.
Atribua, avise e redija em um só movimento. O valor aqui é que uma única mudança de etapa se desdobra em tudo o que deveria acontecer em seguida — o entrevistador está na linha, o gestor da contratação sabe e o e-mail está escrito e esperando uma revisão rápida — em vez de cinco passos manuais que um recrutador ocupado precisa lembrar.
Automação 2 — a cutucada quando um candidato empaca
A Automação 1 mantém a data de Entrada na etapa sempre fresca. Esta aqui a lê e garante que ninguém fique parado tempo demais.
Adicione um gatilho de Data atingida sobre o campo de Entrada na etapa com um deslocamento posterior — por exemplo, 4 dias depois. Isso dispara para um candidato específico exatamente quatro dias depois de ele entrar na etapa atual. Como a Automação 1 regrava essa data a cada avanço, o cronômetro se rearma automaticamente para cada etapa nova. (Você também pode usar a opção de "N dias após o último comentário" se o seu time registra a atividade como comentários na linha do candidato.)
Adicione uma condição (um filtro de linhas) para que o fluxo só continue quando o candidato ainda estiver em jogo — Etapa não é Contratado e não é Recusado. Ninguém quer uma cutucada sobre um candidato que já cruzou a linha para um lado ou para o outro.
Adicione uma etapa de IA → Gerar que escreve uma mensagem curta e específica a partir dos campos do candidato — o nome dele, a etapa em que está travado, há quanto tempo está esperando e o próximo passo óbvio. Peça o tom: "Escreva uma cutucada breve e amigável que o recrutador consiga resolver em um minuto."
Adicione uma ação de Enviar mensagem direta ao Recrutador do candidato, incluindo a cutucada redigida e um link para a linha: "⏳ Dana está há 4 dias em Entrevista por telefone — aqui está o próximo passo." Prefere algo mais leve? Troque por um Enviar notificação para um aviso dentro do app em vez de uma mensagem direta.
Prefere um único resumo pela manhã a avisos por candidato? Troque o gatilho por um Agendamento (digamos, 8h30 todos os dias) e comece com uma ação de Buscar linhas que retorna todos os candidatos ativos cuja data de Entrada na etapa seja de mais de quatro dias atrás, depois um loop Para cada sobre eles. Adicione uma etapa de IA → Resumir e uma ação de Postar mensagem no canal para soltar um único resumo de "olha quem está esperando" no seu canal de contratação. A mesma filtragem que você já usa nas visualizações, rodando em uma única passada.
Ou simplesmente peça ao Copera AI
Você não precisa montar nenhum dos dois grafos na mão. Abra o Ask Copera AI e descreva tudo:
"Crie um board de Contratação com uma linha por candidato — colunas para Etapa (Inscrito, Triagem, Entrevista por telefone, Presencial, Proposta, Contratado, Recusado), o recrutador responsável, o gestor da contratação, uma data de Entrada na etapa e o e-mail do candidato. Depois monte uma automação que grave a data de Entrada na etapa sempre que a etapa de um candidato mudar, atribua o entrevistador e avise o gestor da contratação. E monte uma segunda automação que envie uma mensagem direta ao recrutador responsável sempre que um candidato ficar mais de quatro dias na mesma etapa, com um próximo passo sugerido."
O Copera AI pode criar o board e suas colunas e, depois, montar as duas automações para você. Com o modo de permissão padrão Perguntar antes de agir, ele mostra um cartão de revisão para cada mudança antes de qualquer coisa ser criada — então você aprova a configuração do board e cada automação antes de elas existirem. Veja O Que o Copera AI Pode Fazer para o conjunto completo de ações que ele pode realizar, e pergunte a ele qualquer dia como está a situação: "Quais candidatos estão parados há mais tempo na mesma etapa?"
Transforme em um colega de equipe permanente
Os AI teammates permanentes estão sendo lançados aos poucos. Quando um chegar ao seu espaço de trabalho, um coordenador de recrutamento com nome próprio poderá assumir toda essa frente no board inteiro: ficar de olho nos candidatos parados tempo demais, redigir cada cutucada, mandar mensagem direta ao recrutador responsável e manter o board em dia conforme as pessoas avançam — no próprio agendamento e sob a própria identidade. Um colega de equipe cuida do lado interno (ler o board, postar em canais, mandar mensagem para os recrutadores, atualizar linhas); os e-mails que o candidato recebe continuam passando pela etapa de rascunho da automação, já que colegas de equipe nunca enviam nada para fora do seu espaço de trabalho nem apagam dados. Até um colega de equipe estar disponível, as duas automações acima fazem exatamente isso hoje — tudo neste guia pode ser construído já como uma Automation.
Dicas
Mantenha um humano em tudo o que o candidato vê. Convites para entrevista, e-mails de proposta e recusas devem sempre rodar como uma etapa de entrega em rascunho ou de aprovação, para que um recrutador revise o texto antes de ele sair do espaço de trabalho. A automação anda rápido; uma pessoa ainda dá o aval na mensagem que sai em seu nome.
Escalone seus limites por etapa. Um candidato em silêncio por quatro dias em Inscrito não é a mesma coisa que quatro dias em Proposta, onde uma resposta lenta custa a contratação. Duplique o cutucador com uma janela mais apertada para as linhas de etapa avançada — um dia depois de Proposta — para que os candidatos mais perto da linha de chegada sejam cobrados primeiro.
Deixe os candidatos entrarem no board sozinhos. Novos candidatos podem aparecer como linhas automaticamente: um gatilho de Formulário enviado a partir de um formulário de candidatura público, um Webhook de entrada do seu sistema de rastreamento de candidatos ou um gatilho de e-mail recebido com uma etapa de IA → Extrair que puxa o nome, a vaga e o contato para uma linha nova. Um board em dia é o que torna a detecção de candidatos parados confiável.
Traga as avaliações da entrevista de volta para o candidato. Faça a entrevista em um canal de reunião e, quando a transcrição é concluída, uma automação pode resumir a avaliação e anexá-la — ou os próximos passos combinados — à linha do candidato, para que a decisão de avançar seja tomada com as anotações da banca na sua frente.
Defina um limite de gasto. Como o cutucador redige uma mensagem por candidato parado, dê à automação um limite de gasto por automação para que uma semana intensa de contratação nunca ultrapasse o orçamento que você escolher. O painel de uso mostra exatamente para onde os créditos vão.
Perguntas Frequentes
Como o Copera evita que os candidatos empaquem no pipeline de contratação?
Ele grava a data em que cada candidato entra em uma etapa e então, alguns dias depois, um gatilho de Data atingida dispara se ele ainda estiver naquela etapa. Uma etapa de IA → Gerar redige uma cutucada curta e específica, e uma ação de Enviar mensagem direta a entrega ao recrutador responsável pelo candidato — para que ninguém fique esperando na Triagem porque todo mundo achou que outra pessoa estava cuidando.
A automação move os candidatos entre as etapas sozinha?
Não. Uma pessoa sempre decide quem avança. A automação garante que ninguém empaque cutucando o responsável, e cuida do trabalho manual no instante em que um humano move um candidato: grava a data da nova etapa, atribui o próximo entrevistador, avisa o gestor da contratação e redige o e-mail do próximo passo para o candidato para você revisar.
Como o board de contratação se mantém em dia quando um candidato avança?
Uma automação de Campo alterado observa a coluna de Etapa. Toda vez que um candidato avança, ela grava a data de Entrada na etapa como agora, ramifica conforme a etapa de destino e dispara os follow-ups certos — atribuir um entrevistador, avisar o gestor da contratação, redigir um e-mail ou postar uma comemoração quando alguém é contratado.
Ele consegue redigir os e-mails que os candidatos recebem?
Sim. Uma etapa de IA → Gerar redige o e-mail do próximo passo, o convite para a entrevista ou a recusa a partir do contexto do candidato. Mantenha os e-mails que o candidato recebe em uma etapa de entrega em rascunho ou de aprovação, para que um recrutador revise e ajuste antes de qualquer coisa sair do espaço de trabalho.
Como os novos candidatos entram no board de contratação?
Uma linha por candidato. Novos candidatos podem entrar automaticamente: um gatilho de Formulário enviado a partir de um formulário de candidatura público, um Webhook de entrada do seu sistema de rastreamento de candidatos ou um gatilho de e-mail recebido com uma etapa de IA → Extrair que puxa o nome, a vaga e o contato para uma linha nova.
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