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Automatize a Cobrança de Faturas Vencidas

Ao final desta receita, nenhuma fatura vai envelhecer em silêncio depois do vencimento — o Copera AI observa o seu Board de finanças, redige um lembrete educado no instante em que um pagamento atrasa e (com o seu aval) cobra o cliente enquanto avisa o seu responsável financeiro. Como as suas faturas e as suas mensagens vivem em um único espaço de trabalho, a cobrança acontece sozinha, em vez de esperar alguém rodar um relatório de vencimentos.

Disponibilidade: Disponível agora (construída como uma Automation). A versão em que um colega de equipe do financeiro com nome próprio cuida da cobrança de ponta a ponta está chegando em acesso antecipado.

O que faz​

Receber em dia é, na maior parte, um problema de cobrança: a fatura está certa, o cliente simplesmente não pagou e ninguém deu retorno. Fazer essa cobrança na mão é tedioso, então ela escapa — e o fluxo de caixa escapa junto. Esta receita nunca esquece.

A automação observa a data de vencimento de cada fatura. Quando uma vence e continua sem pagamento, ela:

  • Confirma que ela está mesmo em aberto (as faturas pagas são ignoradas).
  • Redige um lembrete educado e alinhado à sua marca a partir dos dados da fatura — cliente, valor, número da fatura, data de vencimento.
  • Envia — com uma etapa de aprovação humana se você quiser — ao cliente, e avisa o seu responsável financeiro para que ele saiba que saiu uma cobrança.
  • Marca que um lembrete foi enviado e, se a fatura continuar em aberto, faz um novo follow-up em um cronograma mais firme até ela ser paga.

Você mantém o controle de tudo o que o cliente vê; a IA só garante que os lembretes sejam pontuais, profissionais e implacáveis.

Monte você mesmo​

Acompanhe as faturas em um Board

Em um Board de finanças, mantenha cada fatura como uma linha com cliente, valor, número da fatura, data de vencimento, status (Enviada / Paga / Vencida), um responsável (usuário atribuído) e o e-mail do cliente. Este Board é a sua fonte da verdade de contas a receber. Veja Criar um Board para configurá-lo.

Gatilho: Data atingida, após o vencimento

Em Automations, adicione um gatilho de Data atingida no campo Data de vencimento com um deslocamento posterior — por exemplo, 3 dias depois. Ele dispara para uma fatura específica três dias após o vencimento.

Condição: Apenas faturas em aberto

Adicione uma condição (um filtro de linha) para que o fluxo só continue quando o status não for Paga. Nenhum cliente que já pagou deveria receber um lembrete.

Etapa de IA: Rascunhe o lembrete

Adicione uma etapa IA → Gerar que escreva um lembrete de pagamento cortês a partir dos dados da linha — o número da fatura, o valor e a data de vencimento: "Escreva um lembrete educado e profissional de que esta fatura já venceu e o saldo está em aberto, com um convite amigável para combinar o pagamento."

Ação: Aprove antes de ir para o cliente

Adicione uma solicitação de aprovação humana para que uma pessoa revise o e-mail rascunhado antes de enviar — o padrão seguro para tudo o que o cliente vê. Após a aprovação, adicione uma ação Enviar e-mail para o endereço do cliente (ou use Rascunho de e-mail se o seu time sempre envia na mão).

Ação: Avise o responsável e registre

Adicione um Enviar mensagem direta ao responsável pela fatura ("💸 Acabou de sair um lembrete para este cliente — a fatura está 3 dias em atraso"), e uma ação Definir campo que marque "Lembrete enviado" e incremente um contador de lembretes na linha, para que o escalonamento consiga controlar quantos já saíram.

dica

Escalone com educação. Adicione mais gatilhos de Data atingida aos 7 dias e 14 dias de atraso, cada um com um tom mais firme redigido pela IA, e ramifique conforme o contador de lembretes com uma condição, para que um cliente que ignorou dois lembretes receba um terceiro mais claro. Persistência, não insistência chata.

dica

Pare no momento em que pagarem. Adicione uma pequena automação complementar com um gatilho Campo alterado que monitore status → Paga e que limpe a marca "Lembrete enviado" e poste uma nota "✅ Este cliente acabou de pagar a fatura vencida" no seu canal de finanças. Agora a cobrança termina na hora em que o dinheiro entra.

Ou simplesmente peça ao Copera AI​

Precisa saber como estão as suas contas a receber agora mesmo? Abra o Ask Copera AI e peça:

"Olhe o nosso Board de Faturas e liste todas as faturas em aberto que estão vencidas, da mais antiga para a mais recente, com o cliente, o valor e os dias de atraso. Rascunhe um e-mail de lembrete educado para cada uma."

O Ask Copera AI lê o Board, encontra as faturas vencidas e rascunha os lembretes na hora — uma forma rápida de tocar a cobrança numa segunda de manhã. Peça para ele enviar o e-mail aos clientes e, com o Perguntar antes de agir ligado, ele mostra cada mensagem antes de enviar. Veja O que o Copera AI pode fazer para as ações que ele pode realizar.

Transforme em um colega de equipe permanente​

Acesso antecipado

Os AI teammates permanentes estão sendo liberados aos poucos. Quando um chegar ao seu espaço de trabalho, um colega de equipe do financeiro com nome próprio pode cuidar do lado interno da cobrança: observar cada fatura, redigir cada lembrete de atraso conforme o seu cronograma de escalonamento, manter o status do Board em dia e informar o seu responsável financeiro — sozinho, sob a própria identidade. O e-mail que o cliente vê continua a cargo da Automation e da sua etapa de aprovação, porque um colega de equipe nunca envia nada para fora do seu espaço de trabalho. Até lá, a automação acima já faz isso hoje. Tudo o que está aqui pode ser construído agora como uma Automation.

Dicas​

dica

Mantenha uma pessoa no envio que o cliente vê. Uma etapa de aprovação humana antes do e-mail é a forma mais segura de deixar a IA agir rápido sem que uma mensagem fora de tom ou fora de hora chegue ao cliente com o nome da sua empresa.

dica

Deixe o tom combinar com a relação. Oriente a IA a escrever com simpatia para os clientes de longa data e com mais firmeza para os que atrasam com frequência — você pode ramificar conforme um campo de "relacionamento" para que a mesma automação acerte o tom certo para cada conta.

dica

Defina um limite de gasto. Como a redação roda em um cronograma sobre muitas faturas, dê à automação um limite de gasto por automação e fique de olho no painel de uso, para que um mês intenso de contas a receber nunca ultrapasse o orçamento que você escolher.

Perguntas Frequentes​

O Copera consegue cobrar faturas vencidas automaticamente?​

Sim. Uma automação observa a data de vencimento de cada fatura. Quando uma vence e continua sem pagamento, ela redige um lembrete educado e — após uma rápida aprovação humana, se você quiser — envia o e-mail ao cliente e avisa o responsável interno, repetindo conforme o seu cronograma até a fatura ser marcada como paga.

Ele envia o e-mail ao cliente sem eu ver antes?​

Só se você quiser. O padrão recomendado coloca uma etapa de aprovação humana antes de qualquer e-mail que o cliente vê, para que uma pessoa dê o aval ao texto. Você também pode fazer com que ele redija o lembrete para o seu responsável financeiro enviar.

Ele escalona se a fatura continuar sem pagamento?​

Sim. Programe lembretes em vários momentos após o vencimento — dia 3, dia 7, dia 14 — com um tom mais firme a cada vez, e conte quantos já saíram para que quem paga atrasado receba follow-ups cada vez mais claros.

Ele para assim que a fatura é paga?​

Sim. Uma condição verifica o status antes de cada lembrete, e um fluxo complementar que observa a mudança de status para Paga interrompe a cobrança, para que um cliente que já pagou nunca receba outra cutucada.

De onde vêm as faturas?​

Elas ficam como linhas em um Board de finanças. Você pode inseri-las na mão, importá-las ou fazer com que novas faturas aterrissem como linhas automaticamente a partir de um formulário ou de um webhook de entrada, para que o Board fique sempre atualizado.

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