Panoramica dei Contatti

Contacts è la rubrica condivisa del workspace. Invece che ogni collega tenga una propria lista sparsa di clienti, fornitori e partner, Copera dà a tutto il workspace un unico posto in cui archiviare le persone e le organizzazioni con cui lavorate --- con email, telefoni, indirizzi, siti web e note.

Una volta che una persona è salvata come contatto, i suoi dettagli la seguono ovunque in Copera. Passa il mouse sull'indirizzo email nell'Inbox e vedi subito chi è, con una scorciatoia in un clic per aprire o modificare il record completo. Digita il nome quando aggiungi destinatari email o ospiti a un evento e compare come suggerimento. La rubrica smette di essere qualcosa da mantenere a mano e diventa qualcosa che il workspace conosce.

informazione

Contacts è una funzionalità a livello di workspace gestita dagli amministratori del workspace. Al momento è etichettata Beta nelle impostazioni: è pienamente utilizzabile e continuiamo a raffinarla in base al vostro feedback.

Cosa puoi fare

• Costruire una directory condivisa --- Salva le persone e le aziende con cui il team interagisce, così i dettagli di contatto vivono in un posto affidabile invece che in inbox e fogli di calcolo individuali.
• Catturare dettagli ricchi --- Ogni contatto può contenere più email e numeri di telefono, diversi indirizzi, siti web, azienda e titolo di lavoro, compleanno, note libere e le tue categorie personalizzate.
• Organizzare con le liste --- Raggruppa i contatti in liste costruite a mano, o smart list che si riempiono automaticamente in base a regole che imposti.
• Importare in blocco --- Porta una rubrica esistente da un foglio di calcolo con un import CSV guidato.
• Riconoscere le persone ovunque --- I contatti salvati compaiono in Copera come card al passaggio del mouse e suggerimenti di autocomplete ovunque digiti un indirizzo email.

Chi può gestire i Contatti

La pagina Workspace Contacts è disponibile agli amministratori del workspace. Gli amministratori creano, modificano, importano e organizzano la directory condivisa per conto di tutto il workspace.

I benefici di avere i contatti, però, arrivano a tutti: le card di riconoscimento e i suggerimenti basati sulla directory compaiono per tutti i membri mentre lavorano nell'Inbox, compongono email e invitano persone agli eventi.

Trovare i Contatti

Per aprire la rubrica del workspace:

1. Apri Settings dal tuo workspace.
2. Nel menu a sinistra, nella sezione workspace, seleziona Contacts.

La pagina Contacts ha due tab:

Tab	Cosa contiene
Contacts	Ogni record di contatto individuale, con controlli di ricerca, creazione e import.
Lists	Le tue liste di contatti --- sia costruite a mano sia basate su regole --- per organizzare i contatti in gruppi.

Cosa contiene un Contatto

Un record di contatto è organizzato in sezioni chiare, così anche un contatto molto dettagliato resta facile da scorrere. Sono obbligatori solo un nome e un'email --- tutto il resto è opzionale, e puoi compilare quanto o poco preferisci.

Sezione	Cosa memorizza
Identity	Nome completo (obbligatorio), un soprannome opzionale e un compleanno.
Organization	Azienda, reparto e titolo di lavoro.
Emails	Uno o più indirizzi email, ciascuno etichettato Work, Home o Other, con uno contrassegnato come principale.
Phones	Uno o più numeri di telefono, ciascuno etichettato Cell, Work, Home, Fax o Other, con uno contrassegnato come principale.
Addresses	Uno o più indirizzi postali (via, città, regione, CAP, paese), ciascuno etichettato Home, Work o Other.
Websites	Uno o più link web, ciascuno etichettato Work, Personal o Other.
Categories	I tuoi tag liberi (ad esempio "Customer", "Vendor" o "VIP") per raggruppare e filtrare.
Notes	Un'area di testo libero per qualsiasi altra cosa vale la pena ricordare sul contatto.

Vedi Usare i Contatti per una guida passo passo su creazione, modifica e organizzazione dei record.

Come i Contatti si collegano al resto di Copera

Contacts è progettato per rendere più intelligente il resto di Copera, non per essere un silo che devi ricordarti di visitare.

Riconoscimento in Inbox e nella composizione email

Ovunque compaia un indirizzo email --- mittente di un messaggio, chip destinatario o un indirizzo che stai digitando --- Copera lo confronta silenziosamente con i contatti del workspace. Se corrisponde a un contatto salvato, vedi nome, foto e un riepilogo rapido al passaggio del mouse, più una scorciatoia per modificarlo. Se non è ancora salvato, ottieni un'azione in un clic Add to contacts così la directory cresce naturalmente mentre lavori. Scopri di più in Panoramica dell'Inbox.

Suggerimenti quando digiti un'email

Quando aggiungi destinatari a un'email o ospiti a un evento di calendario, Copera suggerisce i contatti corrispondenti mentre digiti, così raramente devi ricordare o incollare un indirizzo completo.

Relazione con i campi contatto dei board

I Boards hanno i propri tipi di campo Email, Phone, Website e Location per archiviare dettagli di comunicazione direttamente in una riga di tabella --- ideali per cose come un database clienti o un tracker fornitori. Questi campi del board memorizzano i valori nella cella e offrono scorciatoie click-to-email, click-to-call e click-to-open. Sono una funzionalità separata, a livello di tabella, rispetto alla rubrica del workspace. Vedi Contact Fields per quelli.

nota

I Contacts del workspace (questa rubrica) e i tipi di campo Contact di un board sono idee correlate ma funzionalità distinte. I Contacts vivono a livello di workspace e alimentano riconoscimento e suggerimenti in tutta l'app; i campi contatto del board vivono dentro una tabella specifica e memorizzano valori per riga. Usa Contacts per una directory condivisa di persone, e i campi contatto del board per dati di comunicazione allegati ai record di tabella.

Domande frequenti

Dove trovo i Contatti?

Apri Settings e seleziona Contacts dalla sezione workspace del menu a sinistra. La pagina si apre sulla tab Contacts.

Ogni membro può modificare la directory dei contatti?

La gestione della directory --- creare, modificare, importare e organizzare contatti --- è disponibile agli amministratori del workspace. Tutti i membri beneficiano delle card di riconoscimento e dei suggerimenti alimentati dalla directory mentre lavorano altrove in Copera.

Devo compilare ogni campo di un contatto?

No. Sono obbligatori solo un nome e un'email. Aggiungi quanti o pochi degli altri dettagli ti sono utili.

È la stessa cosa delle colonne Email o Phone sul mio board?

No. Quelle sono tipi di campo del board che memorizzano un valore dentro una cella di tabella. I Contacts del workspace sono una rubrica condivisa separata di persone e organizzazioni che alimenta riconoscimento e suggerimenti in tutta Copera. Vedi la nota sopra per come si relazionano.

Funzionalità correlate

• Usare i Contatti --- Crea, modifica, cerca e organizza i contatti in liste.
• Importare i Contatti --- Porta una rubrica esistente da un file CSV.
• Panoramica dell'Inbox --- Dove compaiono le card di riconoscimento contatti su mittenti e destinatari.
• Contact Fields --- Colonne Email, Phone, Website e Location del board per archiviare dettagli in una tabella.