Importare i Contatti
Se tieni già una lista di persone in un foglio di calcolo --- esportata da un'altra rubrica, da uno strumento di mailing o da un CRM --- non devi reinserirle a mano in Copera. L'import CSV le porta tutte in una volta con una breve procedura guidata in tre passi.
Trovi l'import sulla tab Contacts di Settings → Contacts, tramite il pulsante Import accanto a New contact. L'import è disponibile agli amministratori del workspace.
Prima di iniziare
Prepara un file CSV (un foglio di calcolo separato da virgole, che puoi esportare praticamente da qualsiasi app di fogli di calcolo o rubrica):
- La prima riga dovrebbe essere un'intestazione con i nomi delle colonne (ad esempio
Name,Email,Phone,Company). Nel passo successivo abbini queste colonne ai campi contatto. - Ogni riga successiva è un contatto.
- Come minimo, il file ha bisogno di una colonna per il nome e una per l'email. Tutto il resto è opzionale.
La maggior parte degli strumenti --- app di fogli di calcolo, provider email e CRM --- può esportare i contatti in CSV. Cerca un'opzione "Export" o "Download as CSV". Finché la prima riga nomina le colonne, Copera può lavorarci.
Passo 1 — Carica il file
- Clicca Import sulla tab Contacts.
- Trascina il file CSV sull'area di upload, oppure clicca per scegliere un file dal computer.
Copera legge il file e mostra una piccola anteprima delle prime righe così puoi confermare che sia corretto prima della mappatura.
Passo 2 — Mappa le colonne
La mappatura dice a Copera quale colonna del file corrisponde a quale campo contatto. Per farti risparmiare tempo, Copera rileva automaticamente le colonne comuni dai nomi di intestazione (ad esempio, una colonna chiamata "E-mail" viene abbinata a Email, "Company" a Organization, e così via) --- devi solo correggere ciò che ha sbagliato.
Per ogni campo contatto, scegli la colonna corrispondente del file:
| Campo contatto | Obbligatorio? | Cosa compila |
|---|---|---|
| Name | Obbligatorio | Il nome completo del contatto. |
| Obbligatorio | L'indirizzo email principale del contatto. | |
| Phone | Opzionale | Un numero di telefono. |
| Organization | Opzionale | Azienda o datore di lavoro. |
| Job title | Opzionale | Ruolo o posizione. |
| Birthday | Opzionale | Data di nascita. |
| Notes | Opzionale | Note in testo libero. |
| Tags | Opzionale | Tag di categoria per il contatto. |
Imposta su Not mapped qualsiasi campo che non vuoi importare. Un'anteprima delle prime righe del file resta visibile mentre mappi, così puoi abbinare le colonne con sicurezza.
La colonna Tags viene suddivisa automaticamente in più tag di categoria. Separa i valori tag in quella colonna con virgola, punto e virgola o nuova riga, e Copera trasforma ciascuno in una propria categoria sul contatto.
Quando le colonne obbligatorie Name e Email sono impostate, clicca Next per rivedere.
Passo 3 — Rivedi e avvia
Il passo finale riassume cosa sta per succedere: il file caricato, quante righe contiene e quali colonne mappano a ciascun campo contatto. Usa Back se devi correggere una mappatura.
Quando tutto è a posto, clicca Start import.
Mentre l'import è in corso
Gli import vengono eseguiti in background, così non devi restare ad aspettare. Appena ne avvii uno, puoi chiudere il dialogo e continuare a lavorare ovunque in Copera --- l'import prosegue da solo.
Un banner di avanzamento compare in cima alla pagina Contacts mentre un import è in corso, con una barra di progresso e un conteggio in tempo reale di quanti contatti sono stati imported, skipped e quante righe hanno avuto errors. Al termine dell'import ricevi una notifica con il riepilogo dei risultati, e i nuovi contatti compaiono nella directory.
Poiché gli import girano in background, i file grandi non sono un problema --- avvia l'import, chiudi il dialogo e continua. Verrai notificato quando è finito.
Domande frequenti
Di che formato di file ho bisogno?
Un file CSV (valori separati da virgola) con una riga di intestazione nella prima riga. La maggior parte delle app di fogli di calcolo, provider email e CRM può esportare in CSV.
Qual è il minimo che serve nel file?
Una colonna per il nome del contatto e una per la sua email. Tutte le altre colonne sono opzionali.
Dovrò abbinare le colonne a mano?
Copera rileva automaticamente le colonne comuni dai nomi di intestazione, quindi di solito confermi solo la mappatura e correggi ciò che ha mancato.
Come importo tag o categorie?
Mappa una colonna sul campo Tags. I valori in quella colonna vengono divisi per virgola, punto e virgola o nuova riga, e ciascuno diventa un tag di categoria sul contatto.
Devo aspettare che l'import finisca?
No. Gli import girano in background. Avvia l'import, chiudi il dialogo e continua a lavorare --- un banner mostra l'avanzamento live e vieni notificato al completamento.
Cosa significano i conteggi imported, skipped ed errors?
Imported è quanti contatti sono stati aggiunti con successo, skipped sono le righe non aggiunte di proposito (ad esempio quelle senza informazioni sufficienti) e errors sono le righe che Copera non ha potuto elaborare. Il riepilogo finale mostra tutti e tre così sai esattamente cosa è entrato.
Funzionalità correlate
- Panoramica dei Contatti --- Cosa sono i Contatti e come si collegano al resto di Copera.
- Usare i Contatti --- Crea, modifica, cerca e organizza i contatti in liste una volta importati.