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Automatizza i follow-up delle fatture scadute

Alla fine di questa ricetta nessuna fattura invecchierà in silenzio oltre la scadenza — Copera AI osserva il tuo board finance, bozza un promemoria cortese nel momento in cui un pagamento è in ritardo e (con la tua firma) rincorre il cliente mentre pinga l'owner finance. Poiché fatture e messaggistica vivono nello stesso workspace, il follow-up avviene da solo invece di aspettare che qualcuno lanci un aging report.

Prontezza: Disponibile ora (costruita come Automation). La versione in cui un collega finance nominato prende in carico le collections end to end è in rollout in early access.

Cosa fa​

Farsi pagare in tempo è soprattutto un problema di rincorsa: la fattura va bene, il cliente semplicemente non ha pagato e nessuno ha seguito. Fare quel follow-up a mano è noioso, quindi scivola — e con esso scivola il cash flow. Questa ricetta non dimentica mai.

L'automazione osserva la data di scadenza di ogni fattura. Quando una passa in due e non è ancora pagata:

  • Conferma che è davvero non pagata (le fatture pagate vengono saltate).
  • Bozza un promemoria cortese e on-brand dai dettagli della fattura — cliente, importo, numero fattura, data di scadenza.
  • Lo invia — con un passaggio di approvazione umana se lo vuoi — al cliente, e pinga l'owner finance così sa che è partita una rincorsa.
  • Segna che un promemoria è stato inviato e, se la fattura resta non pagata, segue di nuovo su una schedule più ferma finché non è pagata.

Tu resti al controllo di qualsiasi cosa veda un cliente; l'IA si assicura solo che i promemoria siano tempestivi, professionali e tenaci.

Costruiscilo tu​

Traccia le fatture su un board

Su un board finance, tieni ogni fattura come riga con cliente, importo, numero fattura, data di scadenza, status (Sent / Paid / Overdue), un owner (utente assegnato) e l'email del cliente. Questo board è la source of truth degli accounts receivable. Vedi Creating a Board per configurarlo.

Trigger: Date reached, after the due date

In Automations, aggiungi un trigger Date reached sul campo Due date con un after offset — ad esempio 3 days after. Scatta per una fattura specifica tre giorni oltre la scadenza.

Condition: Only unpaid invoices

Aggiungi una condition (un row filter) così il flow continua solo quando lo status non è Paid. Nessun cliente che ha pagato deve mai ricevere un promemoria.

AI step: Draft the reminder

Aggiungi un passaggio AI → Generate che scrive un promemoria di pagamento cortese dai dettagli della riga — il numero fattura, l'importo e la data di scadenza: "Scrivi un promemoria cortese e professionale che questa fattura è ora oltre la data di scadenza e il saldo è ancora dovuto, con una richiesta amichevole di organizzare il pagamento."

Action: Approve before it goes to the client

Aggiungi una human approval request così una persona rivede l'email bozzata prima che parta — il default sicuro per qualsiasi cosa customer-facing. In approvazione, aggiungi un'azione Email send all'indirizzo del cliente (o usa Email draft se il team invia sempre a mano).

Action: Notify the owner and log it

Aggiungi un Send direct message all'owner della fattura ("💸 È appena partito un promemoria per questo cliente — la fattura è in ritardo di 3 giorni"), e un'azione Set field che flagga "Reminder sent" e incrementa un contatore di promemoria sulla riga così l'escalation può tracciare quanti ne sono usciti.

suggerimento

Scala con cortesia. Aggiungi altri trigger Date reached a 7 days e 14 days oltre la scadenza, ciascuno con un tono AI più fermo, e ramifica sul contatore di promemoria con una condition così un cliente che ha ignorato due promemoria ne riceve un terzo più chiaro. Persistenza, non nagging.

suggerimento

Fermati nel momento in cui pagano. Aggiungi una piccola automazione di accompagnamento con un trigger Field changed che osserva status → Paid e che cancella il flag "Reminder sent" e posta una nota "✅ Questo cliente ha appena pagato la fattura scaduta" sul canale finance. Così la rincorsa finisce all'istante quando i soldi arrivano.

Oppure chiedilo a Copera AI​

Ti serve lo stato dei receivables adesso? Apri Ask Copera AI e chiedi:

"Guarda il nostro board Invoices ed elenca ogni fattura non pagata oltre la data di scadenza, dalla più vecchia, con cliente, importo e giorni di ritardo. Bozza un'email di promemoria cortese per ciascuna."

Ask Copera AI legge il board, trova le fatture scadute e bozza i promemoria sul posto — un modo veloce di fare collections un lunedì mattina. Chiedigli di emailare i clienti e, con Ask before acting attivo, ti mostra ogni messaggio prima di inviarlo. Vedi What Copera AI Can Do per le azioni che può compiere.

Fallo diventare un collega fisso​

Accesso anticipato

I colleghi AI fissi sono in rollout graduale. Quando uno arriva nel workspace, un collega finance nominato può prendere in carico il lato interno delle collections: osservare ogni fattura, bozzare ogni promemoria scaduto sulla tua schedule di escalation, tenere aggiornato lo status del board e briefare l'owner finance — da solo, sotto la propria identità. L'email customer-facing resta all'Automation e al suo passaggio di approvazione, perché un collega non manda mai nulla fuori dal workspace. Fino ad allora, l'automazione sopra lo fa oggi. Tutto qui si può costruire ora come Automation.

Consigli​

suggerimento

Tieni un umano sull'invio customer-facing. Un passaggio di approvazione umana prima dell'email è il modo più sicuro di far muovere l'IA in fretta senza che un messaggio stonato o mal tempato vada a un cliente sotto il nome della tua azienda.

suggerimento

Fai combaciare il tono con la relazione. Prompta l'IA a scrivere in modo caldo per i clienti di lunga data e più fermo per i pagatori cronici — puoi ramificare su un campo "relationship" così la stessa automazione colpisce la nota giusta per ogni account.

suggerimento

Imposta uno spend cap. Poiché la bozza gira su una schedule su molte fatture, dai all'automazione uno spend cap per-automazione e osserva la usage dashboard, così un mese AR intenso non supera mai un budget che scegli tu.

Domande frequenti​

Copera può rincorrere le fatture scadute in automatico?​

Sì. Un'automazione osserva la data di scadenza di ogni fattura. Quando una passa in due e non è ancora pagata, bozza un promemoria cortese e — dopo una rapida approvazione umana se la vuoi — emaila il cliente e pinga l'owner interno, ripetendo sulla tua schedule finché la fattura non è segnata Paid.

Emaila il cliente senza che io la veda prima?​

Solo se scegli tu. Il pattern consigliato mette un passaggio di approvazione umana prima di qualsiasi email customer-facing, così una persona firma sul testo. Puoi anche farle bozzare il promemoria perché lo invii l'owner finance.

Scala se la fattura resta non pagata?​

Sì. Imposta promemoria a diversi punti oltre la scadenza — giorno 3, giorno 7, giorno 14 — con un tono più fermo ogni volta, e conta quanti ne sono usciti così i pagatori cronici ricevono follow-up progressivamente più chiari.

Si ferma una volta che la fattura è pagata?​

Sì. Una condition controlla lo status prima di ogni promemoria, e un flow di accompagnamento che osserva lo status che cambia a Paid ferma la rincorsa, così un cliente che ha pagato non riceve mai un altro nudge.

Da dove arrivano le fatture?​

Vivono come righe su un board finance. Puoi inserirle a mano, importarle, o far atterrare le nuove fatture come righe in automatico da un form o da un webhook inbound, così il board resta aggiornato.

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