Vue d'ensemble des contacts

Contacts est le carnet d'adresses partagé de votre espace de travail. Au lieu que chaque coéquipier tienne sa propre liste éparpillée de clients, fournisseurs et partenaires, Copera offre à tout l'espace de travail un seul endroit pour stocker les personnes et organisations avec lesquelles vous travaillez --- avec leurs e-mails, numéros de téléphone, adresses, sites web et notes.

Une fois une personne enregistrée comme contact, ses détails la suivent partout dans Copera. Survolez son adresse e-mail dans votre Inbox et vous voyez d'un coup d'œil qui elle est, avec un raccourci en un clic pour ouvrir ou modifier sa fiche complète. Saisissez son nom lors de l'ajout de destinataires d'e-mail ou d'invités d'événement et il apparaît en suggestion. Votre carnet d'adresses cesse d'être quelque chose que vous maintenez à la main et devient quelque chose que votre espace de travail connaît.

info

Contacts est une fonctionnalité au niveau de l'espace de travail, gérée par les administrateurs. Elle est actuellement étiquetée Beta dans vos paramètres : elle est pleinement utilisable et nous continuons de l'affiner grâce à vos retours.

Ce que vous pouvez faire

• Construire un annuaire partagé --- Enregistrez les personnes et entreprises avec lesquelles votre équipe interagit, pour que les coordonnées vivent en un lieu de confiance plutôt que dans des boîtes de réception et tableurs individuels.
• Capturer des détails riches --- Chaque contact peut contenir plusieurs e-mails et numéros de téléphone, plusieurs adresses, sites web, une entreprise et un intitulé de poste, une date d'anniversaire, des notes libres et vos propres tags de catégorie.
• Organiser avec des listes --- Regroupez les contacts en listes que vous construisez à la main, ou en listes intelligentes qui se remplissent automatiquement selon des règles que vous définissez.
• Importer en masse --- Importez un carnet d'adresses existant depuis un tableur via un import CSV guidé.
• Reconnaître les personnes partout --- Les contacts enregistrés apparaissent dans Copera sous forme de cartes au survol et de suggestions d'autocomplétion partout où vous saisissez une adresse e-mail.

Qui peut gérer les contacts

La page Workspace Contacts est disponible pour les administrateurs de l'espace de travail. Les administrateurs créent, modifient, importent et organisent l'annuaire partagé pour tout l'espace de travail.

Les bénéfices des contacts, en revanche, touchent tout le monde : les cartes de reconnaissance et suggestions basées sur l'annuaire apparaissent pour tous les membres lorsqu'ils travaillent dans l'Inbox, rédigent des e-mails et invitent des personnes à des événements.

Trouver les contacts

Pour ouvrir le carnet d'adresses de votre espace de travail :

1. Ouvrez Settings depuis votre espace de travail.
2. Dans le menu de gauche, sous la section de l'espace de travail, sélectionnez Contacts.

La page Contacts a deux onglets :

Onglet	Contenu
Contacts	Chaque fiche de contact individuelle, avec recherche, création et contrôles d'import.
Lists	Vos listes de contacts --- construites à la main ou basées sur des règles --- pour regrouper les contacts.

Ce qu'une fiche de contact contient

Une fiche de contact est organisée en sections claires, pour qu'un contact même très détaillé reste facile à parcourir. Seuls un nom et un e-mail sont requis --- tout le reste est facultatif, et vous remplissez autant ou aussi peu que vous le souhaitez.

Section	Contenu stocké
Identity	Nom complet (requis), un surnom facultatif et une date d'anniversaire.
Organization	Entreprise, département et intitulé de poste.
Emails	Une ou plusieurs adresses e-mail, chacune étiquetée Work, Home ou Other, avec une marquée comme principale.
Phones	Un ou plusieurs numéros de téléphone, chacun étiqueté Cell, Work, Home, Fax ou Other, avec un marqué comme principal.
Addresses	Une ou plusieurs adresses postales (rue, ville, région, code postal, pays), chacune étiquetée Home, Work ou Other.
Websites	Un ou plusieurs liens web, chacun étiqueté Work, Personal ou Other.
Categories	Vos propres tags libres (par ex. « Customer », « Vendor » ou « VIP ») pour regrouper et filtrer.
Notes	Une zone de texte libre pour tout autre élément utile à retenir sur le contact.

Voir Utiliser les contacts pour un guide pas à pas sur la création, la modification et l'organisation des fiches.

Comment les contacts se connectent au reste de Copera

Contacts est conçu pour rendre le reste de Copera plus intelligent, pas pour être un silo que vous devez penser à consulter.

Reconnaissance dans l'Inbox et la rédaction d'e-mail

Partout où une adresse e-mail apparaît --- expéditeur d'un message, puce de destinataire ou adresse que vous saisissez --- Copera la compare discrètement à vos contacts de l'espace de travail. En cas de correspondance avec un contact enregistré, vous voyez son nom, sa photo et un résumé rapide au survol, plus un raccourci pour le modifier. Si l'adresse n'est pas encore enregistrée, vous obtenez une action Add to contacts en un clic pour que votre annuaire grandisse naturellement au fil du travail. En savoir plus dans la vue d'ensemble de l'Inbox.

Suggestions lorsque vous saisissez un e-mail

Lorsque vous ajoutez des destinataires à un e-mail ou des invités à un événement de calendrier, Copera suggère les contacts correspondants au fur et à mesure de la saisie, pour que vous n'ayez presque jamais à mémoriser ou coller une adresse complète.

Lien avec les champs de contact des boards

Les boards ont leurs propres types de champs Email, Phone, Website et Location pour stocker des détails de communication directement dans une ligne de table --- idéal pour une base clients ou un suivi fournisseurs. Ces champs de board stockent les valeurs dans la cellule et offrent des raccourcis cliquer-pour-envoyer-un-e-mail, cliquer-pour-appeler et cliquer-pour-ouvrir. Ce sont une fonctionnalité distincte, au niveau de la table, par rapport au carnet d'adresses de l'espace de travail. Voir Contact Fields pour ceux-ci.

note

Les Contacts de l'espace de travail (ce carnet d'adresses) et les types de champs Contact d'un board sont des idées liées mais des fonctionnalités distinctes. Les contacts vivent au niveau de l'espace de travail et alimentent la reconnaissance et les suggestions dans l'application ; les champs de contact de board vivent dans une table précise et stockent des valeurs par ligne. Utilisez Contacts pour un annuaire partagé de personnes, et les champs de contact de board pour des données de communication attachées à des enregistrements de table.

Questions fréquentes

Où trouver Contacts ?

Ouvrez Settings et sélectionnez Contacts dans la section espace de travail du menu de gauche. La page s'ouvre sur l'onglet Contacts.

Tous les membres peuvent-ils modifier l'annuaire des contacts ?

La gestion de l'annuaire --- création, modification, import et organisation des contacts --- est réservée aux administrateurs de l'espace de travail. Tous les membres bénéficient des cartes de reconnaissance et des suggestions alimentées par l'annuaire lorsqu'ils travaillent ailleurs dans Copera.

Dois-je remplir tous les champs d'un contact ?

Non. Seuls un nom et un e-mail sont requis. Ajoutez autant ou aussi peu des autres détails que vous le trouvez utile.

Est-ce la même chose que les colonnes Email ou Phone de mon board ?

Non. Ce sont des types de champs de board qui stockent une valeur dans une cellule de table. Workspace Contacts est un carnet d'adresses partagé distinct de personnes et d'organisations qui alimente la reconnaissance et les suggestions dans tout Copera. Voir la note ci-dessus pour le lien entre les deux.

Fonctionnalités associées

• Utiliser les contacts --- Créer, modifier, rechercher et organiser les contacts en listes.
• Importer des contacts --- Importer un carnet d'adresses existant depuis un fichier CSV.
• Vue d'ensemble de l'Inbox --- Où les cartes de reconnaissance de contacts apparaissent sur les expéditeurs et destinataires.
• Contact Fields --- Colonnes Email, Phone, Website et Location des boards pour stocker des détails dans une table.