Importer des contacts
Si vous tenez déjà une liste de personnes dans un tableur --- exportée depuis un autre carnet d'adresses, un outil de mailing ou un CRM --- vous n'avez pas à les ressaisir dans Copera. L'import CSV les apporte d'un coup via un assistant guidé en trois étapes.
Vous trouverez l'import sur l'onglet Contacts de Settings → Contacts, via le bouton Import à côté de New contact. L'import est disponible pour les administrateurs de l'espace de travail.
Avant de commencer
Préparez un fichier CSV (tableur séparé par des virgules, exportable depuis presque tout tableur ou carnet d'adresses) :
- La première ligne doit être une ligne d'en-tête avec les noms de colonnes (par exemple
Name,Email,Phone,Company). Vous ferez correspondre ces colonnes aux champs de contact à l'étape suivante. - Chaque ligne suivante est un contact.
- Au minimum, votre fichier a besoin d'une colonne pour le nom et d'une pour l'e-mail. Tout le reste est facultatif.
La plupart des outils --- tableurs, fournisseurs d'e-mail et CRM --- peuvent exporter les contacts en CSV. Cherchez une option « Export » ou « Download as CSV ». Tant que la première ligne nomme les colonnes, Copera peut l'exploiter.
Étape 1 — Téléverser votre fichier
- Cliquez sur Import sur l'onglet Contacts.
- Glissez votre fichier CSV sur la zone de téléversement, ou cliquez pour choisir un fichier sur votre ordinateur.
Copera lit le fichier et affiche un petit aperçu des premières lignes pour confirmer qu'il est correct avant le mapping.
Étape 2 — Mapper vos colonnes
Le mapping indique à Copera quelle colonne de votre fichier correspond à quel champ de contact. Pour vous faire gagner du temps, Copera détecte automatiquement les colonnes courantes par leur nom d'en-tête (par exemple, une colonne « E-mail » est associée à Email, « Company » à Organization, etc.) --- vous n'avez qu'à corriger ce qui serait faux.
Pour chaque champ de contact, choisissez la colonne correspondante de votre fichier :
| Champ de contact | Requis ? | Ce qu'il remplit |
|---|---|---|
| Name | Requis | Le nom complet du contact. |
| Requis | L'adresse e-mail principale du contact. | |
| Phone | Facultatif | Un numéro de téléphone. |
| Organization | Facultatif | Entreprise ou employeur. |
| Job title | Facultatif | Rôle ou poste. |
| Birthday | Facultatif | Date de naissance. |
| Notes | Facultatif | Notes en texte libre. |
| Tags | Facultatif | Tags de catégorie pour le contact. |
Mettez sur Not mapped tout champ que vous ne souhaitez pas importer. Un aperçu des premières lignes de votre fichier reste visible pendant le mapping, pour faire correspondre les colonnes en toute confiance.
La colonne Tags est découpée automatiquement en plusieurs tags de catégorie. Séparez les valeurs de tags dans cette colonne par une virgule, un point-virgule ou un saut de ligne, et Copera en fait une catégorie distincte sur le contact.
Lorsque les colonnes requises Name et Email sont définies, cliquez sur Next pour réviser.
Étape 3 — Réviser et démarrer
La dernière étape résume ce qui va se passer : le fichier téléversé, le nombre de lignes, et quelles colonnes sont mappées vers chaque champ de contact. Utilisez Back si vous devez corriger un mapping.
Lorsque tout est correct, cliquez sur Start import.
Pendant l'exécution de l'import
Les imports s'exécutent en arrière-plan, vous n'avez donc pas à attendre. Dès le démarrage, vous pouvez fermer le dialogue et continuer à travailler n'importe où dans Copera --- l'import se poursuit seul.
Une bannière de progression apparaît en haut de la page Contacts pendant un import, avec une barre de progression et un décompte en direct des contacts imported, skipped, et des lignes en errors. À la fin de l'import, vous recevez une notification résumant les résultats, et vos nouveaux contacts apparaissent dans l'annuaire.
Comme les imports s'exécutent en arrière-plan, les gros fichiers ne posent pas de problème --- démarrez l'import, fermez le dialogue et continuez. Vous serez notifié à la fin.
Questions fréquentes
Quel format de fichier faut-il ?
Un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) avec une ligne d'en-tête en première ligne. La plupart des tableurs, fournisseurs d'e-mail et CRM peuvent exporter en CSV.
Quel est le minimum requis pour mon fichier ?
Une colonne pour le nom du contact et une pour son e-mail. Toutes les autres colonnes sont facultatives.
Devrai-je faire correspondre les colonnes à la main ?
Copera détecte automatiquement les colonnes courantes par leur nom d'en-tête : en général, vous confirmez seulement le mapping et corrigez ce qui aurait été manqué.
Comment importer des tags ou catégories ?
Mappez une colonne sur le champ Tags. Les valeurs de cette colonne sont découpées par virgule, point-virgule ou saut de ligne, et chacune devient un tag de catégorie sur le contact.
Dois-je attendre la fin de l'import ?
Non. Les imports s'exécutent en arrière-plan. Démarrez l'import, fermez le dialogue et continuez à travailler --- une bannière montre la progression en direct et vous êtes notifié à la fin.
Que signifient les compteurs imported, skipped et errors ?
Imported est le nombre de contacts ajoutés avec succès, skipped les lignes volontairement non ajoutées (par exemple sans assez d'informations), et errors les lignes que Copera n'a pas pu traiter. Le résumé final affiche les trois pour que vous sachiez exactement ce qui est entré.
Fonctionnalités associées
- Vue d'ensemble des contacts --- Ce qu'est Contacts et comment cela se connecte au reste de Copera.
- Utiliser les contacts --- Créer, modifier, rechercher et organiser les contacts en listes une fois importés.