Acceso Externo

A veces tu equipo necesita colaborar con personas ajenas a tu espacio de trabajo: clientes, contratistas, socios o candidatos a entrevistas. Copera te permite invitar a invitados externos a meeting channels específicos mediante enlaces para compartir, dándoles acceso limitado sin requerir una cuenta completa del espacio de trabajo.

Cómo Funciona el Acceso de Invitados

El acceso de invitados en Copera está diseñado en torno a los meeting channels. Cuando un meeting channel tiene un enlace externo activado, cualquier persona con el enlace puede unirse a la sesión de la reunión a través de una sala de espera dedicada para invitados. Esto es ideal para llamadas con clientes, reuniones externas y colaboración entre organizaciones.

La experiencia del invitado sigue este flujo:

1. Un administrador o miembro genera un enlace externo para el meeting channel.
2. El invitado abre el enlace en su navegador.
3. Llega a una página de sala de espera donde puede configurar su micrófono y cámara antes de unirse.
4. Una vez que hace clic en Unirse, entra en la sesión de la reunión junto a los miembros del espacio de trabajo.

Generar un Enlace Externo

Para crear un enlace externo para un meeting channel:

1. Abre el meeting channel y ve a su cuadro de diálogo Detalles del canal.
2. Busca la sección Enlace externo.
3. Haz clic en Generar enlace (o copia el enlace existente si ya se ha creado uno).
4. Comparte el enlace con tus invitados externos por correo, chat o cualquier otra herramienta de comunicación.

consejo

Los enlaces externos son persistentes de forma predeterminada. Puedes compartir el mismo enlace para reuniones recurrentes sin tener que regenerarlo cada vez.

Qué Pueden Hacer los Invitados

Los invitados que se unen a través de un enlace externo tienen un conjunto limitado de capacidades:

Capacidad	Invitado	Miembro del espacio de trabajo
Unirse a sesiones de reunión	Sí	Sí
Usar micrófono y cámara	Sí	Sí
Ver pantallas compartidas	Sí	Sí
Acceder al chat de texto durante la sesión	Sí	Sí
Explorar el historial del canal	No	Sí
Acceder a otros canales	No	Sí
Ver archivos y documentos del espacio de trabajo	No	Sí
Gestionar los ajustes del canal	No	Solo administradores

Los invitados solo ven la interfaz de la sesión de la reunión y el chat dentro de la llamada. No tienen acceso al resto de tu espacio de trabajo, incluyendo otros canales, archivos, documentos o ajustes del espacio de trabajo.

Resúmenes por Correo para Invitados

Si el meeting channel tiene activada la opción Los usuarios externos reciben un resumen por correo en sus ajustes de transcripción, los invitados recibirán un correo con la transcripción de la sesión y el resumen generado por IA una vez finalizada la llamada. Es una forma cómoda de compartir las notas de la reunión sin dar a los invitados acceso continuo a tu espacio de trabajo.

Consideraciones de seguridad

• Trata los enlaces externos como contraseñas. Cualquier persona con el enlace puede unirse a la sesión de la reunión. Comparte los enlaces únicamente con los participantes previstos.
• Revoca o regenera los enlaces si se comparten con destinatarios no deseados. Generar un nuevo enlace invalida el anterior.
• El acceso de invitados se limita a los meeting channels. Los invitados no pueden explorar text channels, archivos ni ningún otro contenido del espacio de trabajo.
• Supervisa la actividad de los invitados. Los administradores del espacio de trabajo pueden ver cuándo los invitados se unen y abandonan las sesiones de reunión.

Gestionar Sesiones de Invitados

Como administrador de canal o administrador del espacio de trabajo:

• Supervisa a los invitados activos — Cuando un invitado se une a una sesión de reunión, su nombre aparece en la lista de participantes con un indicador de invitado.
• Elimina invitados de una sesión — Puedes eliminar a un invitado de una llamada de reunión activa si es necesario.
• Desactiva el acceso externo — Elimina o regenera el enlace externo para impedir futuras incorporaciones de invitados.

Llamadas Programadas con Participantes Externos

Los meeting channels admiten programaciones de llamadas que pueden incluir direcciones de correo de participantes externos. Cuando comienza una llamada programada, los participantes externos reciben una invitación por correo con el enlace para unirse a la sesión. Esto combina la comodidad de las invitaciones de calendario con el sistema de acceso de invitados de Copera.

Para configurar una llamada programada con participantes externos:

1. Abre la pestaña Programación de llamadas del meeting channel.
2. Crea una nueva programación y completa el título, la hora y la recurrencia.
3. Añade las direcciones de correo de los participantes externos en el campo Participantes externos.
4. Guarda la programación.

Buenas Prácticas

• Usa canales dedicados para reuniones externas. Crea un meeting channel específico para llamadas con clientes o sincronizaciones externas. Esto mantiene el tráfico de invitados separado de los canales internos.
• Activa los resúmenes por correo para los invitados. Los invitados agradecen recibir las notas de la reunión, y reduce las solicitudes de seguimiento sobre la información compartida durante la llamada.
• Regenera los enlaces tras reuniones sensibles. Si un enlace se compartió para una reunión puntual con partes externas, regenéralo después para evitar incorporaciones inesperadas en el futuro.
• Comunica las expectativas. Avisa a los invitados con antelación de qué herramientas necesitarán (un navegador moderno con acceso al micrófono) para garantizar una experiencia fluida.