Accesso esterno

A volte il team deve collaborare con persone fuori dal workspace --- clienti, contractor, partner o candidati in colloquio. Copera ti permette di invitare guest esterni a Meeting Channels specifici tramite link condividibili, dando loro accesso limitato senza richiedere un account completo del workspace.

Come funziona l’accesso guest

L’accesso guest in Copera è pensato intorno ai Meeting Channels. Quando un Meeting Channel ha un link esterno abilitato, chiunque abbia il link può unirsi alla sessione di meeting attraverso una lobby guest dedicata. Ideale per call con clienti, meeting esterni e collaborazione inter-organizzativa.

L’esperienza del guest segue questo flusso:

1. Un admin o un membro genera un link esterno per il Meeting Channel.
2. Il guest apre il link nel browser.
3. Arriva su una pagina lobby dove può configurare microfono e fotocamera prima di entrare.
4. Una volta cliccato Join, entra nella sessione di meeting insieme ai membri del workspace.

Generare un link esterno

Per creare un link esterno per un Meeting Channel:

1. Apri il Meeting Channel e vai alla finestra Channel Details.
2. Trova la sezione External Link.
3. Clicca Generate Link (o copia il link esistente se ne è già stato creato uno).
4. Condividi il link con i guest esterni via email, chat o qualsiasi altro strumento di comunicazione.

suggerimento

I link esterni sono persistenti di default. Puoi condividere lo stesso link per meeting ricorrenti senza rigenerarlo ogni volta.

Cosa possono fare i guest

I guest che entrano tramite un link esterno hanno un set limitato di capacità:

Capacità	Guest	Membro del workspace
Unirsi alle sessioni di meeting	Sì	Sì
Usare microfono e fotocamera	Sì	Sì
Vedere gli schermi condividiti	Sì	Sì
Accedere alla chat di testo durante la sessione	Sì	Sì
Sfogliare la cronologia del canale	No	Sì
Accedere ad altri canali	No	Sì
Vedere file e documenti del workspace	No	Sì
Gestire le impostazioni del canale	No	Solo Admin

I guest vedono solo l’interfaccia della sessione di meeting e la chat in chiamata. Non hanno accesso al resto del workspace, inclusi altri canali, file, documenti o impostazioni del workspace.

Riepiloghi email per i guest

Se il Meeting Channel ha External users receive email summary abilitato nelle impostazioni di trascrizione, i guest ricevono un’email con la trascrizione della sessione e il riepilogo generato dall’AI al termine della call. È un modo comodo per condividere le note del meeting senza dare ai guest accesso continuativo al workspace.

Considerazioni di sicurezza

• Tratta i link esterni come password. Chiunque abbia il link può unirsi alla sessione di meeting. Condividi i link solo con i partecipanti previsti.
• Revoca o rigenera i link se vengono condivisi con destinatari non previsti. Generare un nuovo link invalida quello vecchio.
• L’accesso guest è limitato ai Meeting Channels. I guest non possono sfogliare Text Channels, file o altri contenuti del workspace.
• Monitora l’attività dei guest. Gli admin del workspace possono vedere quando i guest entrano e escono dalle sessioni di meeting.

Gestire le sessioni guest

Come admin del canale o amministratore del workspace:

• Monitora i guest attivi --- Quando un guest si unisce a una sessione di meeting, il suo nome appare nell’elenco partecipanti con un indicatore guest.
• Rimuovi i guest da una sessione --- Puoi rimuovere un guest da una call di meeting attiva se serve.
• Disabilita l’accesso esterno --- Rimuovi o rigenera il link esterno per impedire futuri ingressi guest.

Call programmate con partecipanti esterni

I Meeting Channels supportano call schedule che possono includere indirizzi email di partecipanti esterni. Quando una call programmata inizia, i partecipanti esterni ricevono un invito email con il link per unirsi alla sessione. Questo combina la comodità degli inviti di calendario con il sistema di accesso guest di Copera.

Per configurare una call programmata con partecipanti esterni:

1. Apri il tab Call Schedule del Meeting Channel.
2. Crea un nuovo schedule e compila titolo, orario e ricorrenza.
3. Aggiungi gli indirizzi email dei partecipanti esterni nel campo External Participants.
4. Salva lo schedule.

Best practice

• Usa canali dedicati per i meeting esterni. Crea un Meeting Channel specifico per le call con clienti o i sync esterni. Così il traffico guest resta separato dai canali interni.
• Abilita i riepiloghi email per i guest. I guest apprezzano ricevere le note del meeting e riduce le richieste di follow-up sulle informazioni condivide durante la call.
• Rigenera i link dopo meeting sensibili. Se un link è stato condiviso per un meeting una tantum con parti esterne, rigeneralo dopo per prevenire ingressi futuri imprevisti.
• Comunica le aspettative. Fai sapere in anticipo ai guest quali strumenti serviranno (un browser moderno con accesso al microfono) per un’esperienza fluida.