Accès externe

Parfois votre équipe a besoin de collaborer avec des personnes hors de votre espace de travail --- clients, prestataires, partenaires ou candidats en entretien. Copera vous permet d'inviter des invités externes sur des canaux de réunion spécifiques via des liens partageables, en leur donnant un accès limité sans exiger un compte d'espace de travail complet.

Comment fonctionne l'accès invité

L'accès invité dans Copera est conçu autour des canaux de réunion. Lorsqu'un canal de réunion a un lien externe activé, toute personne disposant du lien peut rejoindre la session de réunion via un lobby invité dédié. Idéal pour les appels clients, les réunions externes et la collaboration inter-organisations.

Le parcours invité suit ce flux :

1. Un admin ou un membre génère un lien externe pour le canal de réunion.
2. L'invité ouvre le lien dans son navigateur.
3. Il arrive sur une page de lobby où il peut configurer son microphone et sa caméra avant de rejoindre.
4. Une fois qu'il clique sur Rejoindre, il entre dans la session de réunion aux côtés des membres de l'espace de travail.

Générer un lien externe

Pour créer un lien externe pour un canal de réunion :

1. Ouvrez le canal de réunion et allez à sa boîte de dialogue Détails du canal.
2. Trouvez la section Lien externe.
3. Cliquez sur Générer le lien (ou copiez le lien existant si un a déjà été créé).
4. Partagez le lien avec vos invités externes par e-mail, chat ou tout autre outil de communication.

astuce

Les liens externes sont persistants par défaut. Vous pouvez partager le même lien pour des réunions récurrentes sans le régénérer à chaque fois.

Ce que les invités peuvent faire

Les invités qui rejoignent via un lien externe ont un ensemble limité de capacités :

Capacité	Invité	Membre de l'espace de travail
Rejoindre les sessions de réunion	Oui	Oui
Utiliser le microphone et la caméra	Oui	Oui
Voir les écrans partagés	Oui	Oui
Accéder au chat texte pendant la session	Oui	Oui
Parcourir l'historique du canal	Non	Oui
Accéder aux autres canaux	Non	Oui
Voir les fichiers et documents de l'espace de travail	Non	Oui
Gérer les paramètres du canal	Non	Admins uniquement

Les invités ne voient que l'interface de session de réunion et le chat en appel. Ils n'ont aucun accès au reste de votre espace de travail, y compris les autres canaux, fichiers, documents ou paramètres de l'espace de travail.

Résumés par e-mail pour les invités

Si le canal de réunion a Les utilisateurs externes reçoivent un résumé par e-mail activé dans ses paramètres de transcription, les invités recevront un e-mail avec la transcription de la session et le résumé généré par l'IA après la fin de l'appel. C'est un moyen pratique de partager les notes de réunion sans donner aux invités un accès permanent à votre espace de travail.

Considérations de sécurité

• Traitez les liens externes comme des mots de passe. Toute personne disposant du lien peut rejoindre la session de réunion. Ne partagez les liens qu'avec les participants prévus.
• Révoquez ou régénérez les liens s'ils sont partagés avec des destinataires non prévus. Générer un nouveau lien invalide l'ancien.
• L'accès invité est limité aux canaux de réunion. Les invités ne peuvent pas parcourir les canaux de texte, les fichiers ou tout autre contenu de l'espace de travail.
• Surveillez l'activité des invités. Les admins de l'espace de travail peuvent voir quand les invités rejoignent et quittent les sessions de réunion.

Gérer les sessions invitées

En tant qu'admin de canal ou administrateur de l'espace de travail :

• Surveiller les invités actifs --- Lorsqu'un invité rejoint une session de réunion, son nom apparaît dans la liste des participants avec un indicateur invité.
• Retirer des invités d'une session --- Vous pouvez retirer un invité d'un appel de réunion actif si nécessaire.
• Désactiver l'accès externe --- Supprimez ou régénérez le lien externe pour empêcher de futurs rejoignements d'invités.

Appels planifiés avec des participants externes

Les canaux de réunion prennent en charge des planifications d'appels qui peuvent inclure des adresses e-mail de participants externes. Lorsqu'un appel planifié démarre, les participants externes reçoivent une invitation par e-mail avec le lien pour rejoindre la session. Cela combine la commodité des invitations calendrier avec le système d'accès invité de Copera.

Pour configurer un appel planifié avec des participants externes :

1. Ouvrez l'onglet Planification d'appels du canal de réunion.
2. Créez une nouvelle planification et renseignez le titre, l'heure et la récurrence.
3. Ajoutez les adresses e-mail des participants externes dans le champ Participants externes.
4. Enregistrez la planification.

Bonnes pratiques

• Utilisez des canaux dédiés pour les réunions externes. Créez un canal de réunion spécifiquement pour les appels clients ou les synchronisations externes. Cela garde le trafic invité séparé des canaux internes.
• Activez les résumés par e-mail pour les invités. Les invités apprécient de recevoir les notes de réunion, et cela réduit les demandes de suivi pour les informations partagées pendant l'appel.
• Régénérez les liens après les réunions sensibles. Si un lien a été partagé pour une réunion ponctuelle avec des parties externes, régénérez-le ensuite pour éviter des rejoignements futurs inattendus.
• Communiquez les attentes. Informez les invités à l'avance des outils dont ils auront besoin (un navigateur moderne avec accès au microphone) pour une expérience fluide.