Acesso Externo
As vezes sua equipe precisa colaborar com pessoas fora do seu workspace --- clientes, prestadores de servico, parceiros ou candidatos a entrevista. O Copera permite convidar convidados externos para canais de reunião especificos por meio de links compartilhaveis, dando-lhes acesso limitado sem exigir uma conta completa no workspace.
Como o Acesso de Convidados Funciona
O acesso de convidados no Copera e projetado em torno de canais de reunião. Quando um canal de reunião tem um link externo habilitado, qualquer pessoa com o link pode entrar na sessao de voz por meio de um lobby dedicado para convidados. Isso e ideal para chamadas com clientes, reunioes externas e colaboracao entre organizacoes.
A experiencia do convidado segue este fluxo:
- Um admin ou membro gera um link externo para o canal de reunião.
- O convidado abre o link no navegador.
- Ele chega a uma pagina de lobby onde pode configurar seu microfone e camera antes de entrar.
- Ao clicar em Entrar, ele entra na sessao de voz junto com os membros do workspace.
Gerando um Link Externo
Para criar um link externo para um canal de reunião:
- Abra o canal de reunião e va ao dialogo de Detalhes do Canal.
- Encontre a secao Link Externo.
- Clique em Gerar Link (ou copie o link existente se um ja foi criado).
- Compartilhe o link com seus convidados externos por e-mail, chat ou qualquer outra ferramenta de comunicacao.
Links externos sao persistentes por padrao. Voce pode compartilhar o mesmo link para reunioes recorrentes sem precisar regenera-lo a cada vez.
O Que Convidados Podem Fazer
Convidados que entram via link externo tem um conjunto limitado de capacidades:
| Capacidade | Convidado | Membro do Workspace |
|---|---|---|
| Entrar em sessoes de voz | Sim | Sim |
| Usar microfone e camera | Sim | Sim |
| Visualizar telas compartilhadas | Sim | Sim |
| Acessar o chat de texto durante a sessao | Sim | Sim |
| Navegar pelo historico do canal | Nao | Sim |
| Acessar outros canais | Nao | Sim |
| Visualizar arquivos e documentos do workspace | Nao | Sim |
| Gerenciar configuracoes do canal | Nao | Apenas Admin |
Convidados veem apenas a interface da sessao de voz e o chat da chamada. Eles nao tem acesso ao restante do seu workspace, incluindo outros canais, arquivos, documentos ou configuracoes do workspace.
Resumos por E-mail para Convidados
Se o canal de reunião tem a opcao Usuarios externos recebem resumo por e-mail habilitada nas configuracoes de transcricao, os convidados receberao um e-mail com a transcricao da sessao e o resumo gerado por IA apos o termino da chamada. Esta e uma maneira conveniente de compartilhar notas de reuniao sem dar aos convidados acesso continuo ao seu workspace.
- Trate links externos como senhas. Qualquer pessoa com o link pode entrar na sessao de voz. Compartilhe links apenas com participantes pretendidos.
- Revogue ou regenere links se forem compartilhados com destinatarios nao pretendidos. Gerar um novo link invalida o antigo.
- O acesso de convidados e limitado a canais de reunião. Convidados nao podem navegar por canais de texto, arquivos ou qualquer outro conteudo do workspace.
- Monitore a atividade dos convidados. Administradores do workspace podem ver quando convidados entram e saem de sessoes de voz.
Gerenciando Sessoes de Convidados
Como admin do canal ou administrador do workspace:
- Monitore convidados ativos --- Quando um convidado entra em uma sessao de voz, seu nome aparece na lista de participantes com um indicador de convidado.
- Remova convidados de uma sessao --- Voce pode remover um convidado de uma chamada de voz ativa, se necessario.
- Desative o acesso externo --- Remova ou regenere o link externo para impedir futuras entradas de convidados.
Chamadas Agendadas com Participantes Externos
Canais de Reunião suportam agendamentos de chamadas que podem incluir enderecos de e-mail de participantes externos. Quando uma chamada agendada comeca, os participantes externos recebem um convite por e-mail com o link para entrar na sessao. Isso combina a conveniencia de convites de calendario com o sistema de acesso de convidados do Copera.
Para configurar uma chamada agendada com participantes externos:
- Abra a aba Call Schedule do canal de reunião.
- Crie um novo agendamento e preencha o titulo, horario e recorrencia.
- Adicione enderecos de e-mail dos participantes externos no campo Participantes Externos.
- Salve o agendamento.
Boas Praticas
- Use canais dedicados para reunioes externas. Crie um canal de reunião especificamente para chamadas com clientes ou sincronizacoes externas. Isso mantem o trafego de convidados separado dos canais internos.
- Habilite resumos por e-mail para convidados. Convidados apreciam receber notas de reuniao, e isso reduz solicitacoes de acompanhamento para informacoes compartilhadas durante a chamada.
- Regenere links apos reunioes sensiveis. Se um link foi compartilhado para uma reuniao unica com partes externas, regenere-o depois para evitar entradas inesperadas no futuro.
- Comunique as expectativas. Informe os convidados com antecedencia sobre quais ferramentas precisarao (um navegador moderno com acesso ao microfone) para garantir uma experiencia tranquila.