Acesso Externo
Às vezes sua equipe precisa colaborar com pessoas fora do seu workspace --- clientes, prestadores de serviço, parceiros ou candidatos a entrevista. O Copera permite convidar convidados externos para canais de reunião específicos por meio de links compartilháveis, dando-lhes acesso limitado sem exigir uma conta completa no workspace.
Como o Acesso de Convidados Funciona
O acesso de convidados no Copera é projetado em torno de canais de reunião. Quando um canal de reunião tem um link externo habilitado, qualquer pessoa com o link pode entrar na sessão de voz por meio de um lobby dedicado para convidados. Isso é ideal para chamadas com clientes, reuniões externas e colaboração entre organizações.
A experiência do convidado segue este fluxo:
- Um admin ou membro gera um link externo para o canal de reunião.
- O convidado abre o link no navegador.
- Ele chega a uma página de lobby onde pode configurar seu microfone e câmera antes de entrar.
- Ao clicar em Entrar, ele entra na sessão de voz junto com os membros do workspace.
Gerando um Link Externo
Para criar um link externo para um canal de reunião:
- Abra o canal de reunião e vá ao diálogo de Detalhes do Canal.
- Encontre a seção Link Externo.
- Clique em Gerar Link (ou copie o link existente se um já foi criado).
- Compartilhe o link com seus convidados externos por e-mail, chat ou qualquer outra ferramenta de comunicação.
Links externos são persistentes por padrão. Você pode compartilhar o mesmo link para reuniões recorrentes sem precisar regenerá-lo a cada vez.
O Que Convidados Podem Fazer
Convidados que entram via link externo têm um conjunto limitado de capacidades:
| Capacidade | Convidado | Membro do Workspace |
|---|---|---|
| Entrar em sessões de voz | Sim | Sim |
| Usar microfone e câmera | Sim | Sim |
| Visualizar telas compartilhadas | Sim | Sim |
| Acessar o chat de texto durante a sessão | Sim | Sim |
| Navegar pelo histórico do canal | Não | Sim |
| Acessar outros canais | Não | Sim |
| Visualizar arquivos e documentos do workspace | Não | Sim |
| Gerenciar configurações do canal | Não | Apenas Admin |
Convidados veem apenas a interface da sessão de voz e o chat da chamada. Eles não têm acesso ao restante do seu workspace, incluindo outros canais, arquivos, documentos ou configurações do workspace.
Resumos por E-mail para Convidados
Se o canal de reunião tem a opção Usuários externos recebem resumo por e-mail habilitada nas configurações de transcrição, os convidados receberão um e-mail com a transcrição da sessão e o resumo gerado por IA após o término da chamada. Esta é uma maneira conveniente de compartilhar notas de reunião sem dar aos convidados acesso contínuo ao seu workspace.
- Trate links externos como senhas. Qualquer pessoa com o link pode entrar na sessão de voz. Compartilhe links apenas com participantes pretendidos.
- Revogue ou regenere links se forem compartilhados com destinatários não pretendidos. Gerar um novo link invalida o antigo.
- O acesso de convidados é limitado a canais de reunião. Convidados não podem navegar por canais de texto, arquivos ou qualquer outro conteúdo do workspace.
- Monitore a atividade dos convidados. Administradores do workspace podem ver quando convidados entram e saem de sessões de voz.
Gerenciando Sessões de Convidados
Como admin do canal ou administrador do workspace:
- Monitore convidados ativos --- Quando um convidado entra em uma sessão de voz, seu nome aparece na lista de participantes com um indicador de convidado.
- Remova convidados de uma sessão --- Você pode remover um convidado de uma chamada de voz ativa, se necessário.
- Desative o acesso externo --- Remova ou regenere o link externo para impedir futuras entradas de convidados.
Chamadas Agendadas com Participantes Externos
Canais de Reunião suportam agendamentos de chamadas que podem incluir endereços de e-mail de participantes externos. Quando uma chamada agendada começa, os participantes externos recebem um convite por e-mail com o link para entrar na sessão. Isso combina a conveniência de convites de calendário com o sistema de acesso de convidados do Copera.
Para configurar uma chamada agendada com participantes externos:
- Abra a aba Call Schedule do canal de reunião.
- Crie um novo agendamento e preencha o título, horário e recorrência.
- Adicione endereços de e-mail dos participantes externos no campo Participantes Externos.
- Salve o agendamento.
Boas Práticas
- Use canais dedicados para reuniões externas. Crie um canal de reunião especificamente para chamadas com clientes ou sincronizações externas. Isso mantém o tráfego de convidados separado dos canais internos.
- Habilite resumos por e-mail para convidados. Convidados apreciam receber notas de reunião, e isso reduz solicitações de acompanhamento para informações compartilhadas durante a chamada.
- Regenere links após reuniões sensíveis. Se um link foi compartilhado para uma reunião única com partes externas, regenere-o depois para evitar entradas inesperadas no futuro.
- Comunique as expectativas. Informe os convidados com antecedência sobre quais ferramentas precisarão (um navegador moderno com acesso ao microfone) para garantir uma experiência tranquila.