Externer Zugriff
Manchmal muss Ihr Team mit Personen außerhalb des Workspace zusammenarbeiten — Kundinnen und Kunden, Auftragnehmende, Partner oder Interview-Kandidatinnen und -Kandidaten. In Copera können Sie externe Gäste über teilbare Links in bestimmte Meeting-Kanäle einladen und ihnen begrenzten Zugriff geben, ohne ein vollständiges Workspace-Konto zu verlangen.
So funktioniert der Gastzugang
Gastzugang in Copera ist um Meeting-Kanäle herum aufgebaut. Wenn für einen Meeting-Kanal ein externer Link aktiviert ist, kann jede Person mit dem Link über eine eigene Gast-Lobby an der Meeting-Session teilnehmen. Ideal für Kundengespräche, externe Meetings und organisationsübergreifende Zusammenarbeit.
Der Gastablauf sieht so aus:
- Ein Admin oder Mitglied erzeugt einen externen Link für den Meeting-Kanal.
- Der Gast öffnet den Link im Browser.
- Er landet auf einer Lobby-Seite, auf der Mikrofon und Kamera vor dem Beitritt konfiguriert werden können.
- Nach dem Klick auf Join betritt der Gast die Meeting-Session zusammen mit den Workspace-Mitgliedern.
Einen externen Link erzeugen
So erstellen Sie einen externen Link für einen Meeting-Kanal:
- Öffnen Sie den Meeting-Kanal und gehen Sie zum Dialog Channel Details.
- Suchen Sie den Abschnitt External Link.
- Klicken Sie auf Generate Link (oder kopieren Sie den vorhandenen Link, falls bereits einer erstellt wurde).
- Teilen Sie den Link per E-Mail, Chat oder einem anderen Kommunikationsmittel mit Ihren externen Gästen.
Externe Links sind standardmäßig dauerhaft. Sie können denselben Link für wiederkehrende Meetings teilen, ohne ihn jedes Mal neu zu erzeugen.
Was Gäste tun können
Gäste, die über einen externen Link beitreten, haben einen begrenzten Funktionsumfang:
| Fähigkeit | Gast | Workspace-Mitglied |
|---|---|---|
| An Meeting-Sessions teilnehmen | Ja | Ja |
| Mikrofon und Kamera nutzen | Ja | Ja |
| Geteilte Bildschirme ansehen | Ja | Ja |
| Text-Chat während der Session nutzen | Ja | Ja |
| Kanalverlauf durchsuchen | Nein | Ja |
| Andere Kanäle öffnen | Nein | Ja |
| Workspace-Dateien und -Dokumente sehen | Nein | Ja |
| Kanaleinstellungen verwalten | Nein | Nur Admin |
Gäste sehen nur die Meeting-Session-Oberfläche und den In-Call-Chat. Sie haben keinen Zugriff auf den Rest Ihres Workspace — einschließlich anderer Kanäle, Dateien, Dokumente oder Workspace-Einstellungen.
E-Mail-Zusammenfassungen für Gäste
Wenn im Meeting-Kanal unter den Transkriptionseinstellungen External users receive email summary aktiviert ist, erhalten Gäste nach dem Call eine E-Mail mit Transkript und KI-generierter Zusammenfassung. So teilen Sie Meeting-Notizen, ohne Gästen dauerhaften Workspace-Zugriff zu geben.
- Behandeln Sie externe Links wie Passwörter. Jede Person mit dem Link kann der Meeting-Session beitreten. Teilen Sie Links nur mit vorgesehenen Teilnehmenden.
- Widerrufen oder regenerieren Sie Links, wenn sie an Unbefugte gelangt sind. Ein neuer Link macht den alten ungültig.
- Gastzugang ist auf Meeting-Kanäle beschränkt. Gäste können weder Textkanäle noch Dateien oder andere Workspace-Inhalte durchsuchen.
- Überwachen Sie Gastaktivität. Workspace-Admins sehen, wann Gäste Meeting-Sessions betreten und verlassen.
Gast-Sessions verwalten
Als Kanal-Admin oder Workspace-Administrator:
- Aktive Gäste überwachen — Wenn ein Gast einer Meeting-Session beitritt, erscheint der Name in der Teilnehmerliste mit einem Gast-Indikator.
- Gäste aus einer Session entfernen — Sie können einen Gast bei Bedarf aus einem aktiven Meeting-Call entfernen.
- Externen Zugriff deaktivieren — Entfernen oder regenerieren Sie den externen Link, um künftige Gast-Joins zu verhindern.
Geplante Calls mit externen Teilnehmenden
Meeting-Kanäle unterstützen Call-Zeitpläne, die externe Teilnehmer-E-Mail-Adressen enthalten können. Wenn ein geplanter Call startet, erhalten externe Teilnehmende eine E-Mail-Einladung mit dem Link zur Session. So verbinden sich Kalender-Einladungen mit dem Gastzugang von Copera.
So richten Sie einen geplanten Call mit externen Teilnehmenden ein:
- Öffnen Sie den Tab Call Schedule des Meeting-Kanals.
- Erstellen Sie einen neuen Zeitplan und füllen Sie Titel, Zeit und Wiederholung aus.
- Fügen Sie im Feld External Participants externe E-Mail-Adressen hinzu.
- Speichern Sie den Zeitplan.
Best Practices
- Nutzen Sie eigene Kanäle für externe Meetings. Legen Sie einen Meeting-Kanal speziell für Kundengespräche oder externe Syncs an. So bleibt Gastverkehr von internen Kanälen getrennt.
- Aktivieren Sie E-Mail-Zusammenfassungen für Gäste. Gäste schätzen Meeting-Notizen — und Sie reduzieren Folgeanfragen zu Informationen aus dem Call.
- Regenerieren Sie Links nach sensiblen Meetings. Wurde ein Link für ein einmaliges Meeting mit Externen geteilt, regenerieren Sie ihn danach, um unerwartete künftige Joins zu verhindern.
- Kommunizieren Sie Erwartungen. Informieren Sie Gäste im Voraus über die benötigten Werkzeuge (moderner Browser mit Mikrofonzugriff), damit der Einstieg reibungslos verläuft.