Visión general de Contacts

Contacts es la agenda compartida de tu espacio de trabajo. En lugar de que cada miembro del equipo mantenga su propia lista dispersa de clientes, proveedores y socios, Copera le da a todo tu espacio de trabajo un único lugar para guardar a las personas y organizaciones con las que trabajas, junto con sus correos electrónicos, números de teléfono, direcciones, sitios web y notas.

Una vez que guardas a una persona como contacto, sus datos la acompañan en todo Copera. Pasa el cursor sobre su dirección de correo en tu Inbox y verás de un vistazo quién es, con un atajo de un clic para abrir o editar su ficha completa. Escribe su nombre al agregar destinatarios de correo o invitados a un evento y aparecerá como sugerencia. Tu agenda deja de ser algo que mantienes a mano y se convierte en algo que tu espacio de trabajo simplemente conoce.

información

Contacts es una función de todo el espacio de trabajo gestionada por los administradores del espacio de trabajo. Actualmente aparece marcada como Beta en tu configuración, lo que significa que es totalmente utilizable y seguimos puliéndola en función de tus comentarios.

Lo que puedes hacer

• Construir un directorio compartido --- Guarda a las personas y empresas con las que interactúa tu equipo, para que los datos de contacto vivan en un único lugar confiable en lugar de en bandejas de entrada y hojas de cálculo individuales.
• Capturar detalles completos --- Cada contacto puede contener varios correos y números de teléfono, varias direcciones, sitios web, una empresa y un cargo, un cumpleaños, notas en formato libre y tus propias etiquetas de categoría personalizadas.
• Organizar con listas --- Agrupa contactos en listas que construyes a mano, o en listas inteligentes que se completan automáticamente según las reglas que definas.
• Importar en bloque --- Trae una agenda existente desde una hoja de cálculo mediante una importación CSV guiada.
• Reconocer personas en todas partes --- Los contactos guardados aparecen en todo Copera como tarjetas al pasar el cursor y sugerencias de autocompletado dondequiera que escribas una dirección de correo.

Quién puede gestionar Contacts

La página de Workspace Contacts está disponible para los administradores del espacio de trabajo. Los administradores crean, editan, importan y organizan el directorio compartido en nombre de todo el espacio de trabajo.

Los beneficios de tener contactos, sin embargo, llegan a todos: las tarjetas de reconocimiento y las sugerencias que se nutren del directorio aparecen para todos los miembros mientras trabajan en el Inbox, redactan correos e invitan a personas a eventos.

Encontrar Contacts

Para abrir la agenda de tu espacio de trabajo:

1. Abre Settings desde tu espacio de trabajo.
2. En el menú de la izquierda, dentro de la sección del espacio de trabajo, selecciona Contacts.

La página de Contacts tiene dos pestañas:

Pestaña	Lo que contiene
Contacts	Cada ficha de contacto individual, con controles de búsqueda, creación e importación.
Lists	Tus listas de contactos --- tanto construidas a mano como basadas en reglas --- para organizar contactos en grupos.

Qué contiene un contacto

Una ficha de contacto se organiza en secciones claras, de modo que incluso un contacto con muchos detalles sigue siendo fácil de revisar. Solo se requieren un nombre y un correo --- todo lo demás es opcional, y puedes completar tanto o tan poco como quieras.

Sección	Lo que almacena
Identidad	Nombre completo (obligatorio), un apodo opcional y un cumpleaños.
Organización	Empresa, departamento y cargo.
Correos	Una o más direcciones de correo, cada una etiquetada como Trabajo, Casa u Otro, con una marcada como principal.
Teléfonos	Uno o más números de teléfono, cada uno etiquetado como Móvil, Trabajo, Casa, Fax u Otro, con uno marcado como principal.
Direcciones	Una o más direcciones postales (calle, ciudad, región, código postal, país), cada una etiquetada como Casa, Trabajo u Otro.
Sitios web	Uno o más enlaces web, cada uno etiquetado como Trabajo, Personal u Otro.
Categorías	Tus propias etiquetas en formato libre (como "Cliente", "Proveedor" o "VIP") para agrupar y filtrar.
Notas	Un área de texto libre para cualquier otra cosa que valga la pena recordar sobre el contacto.

Consulta Usar Contacts para una guía paso a paso sobre cómo crear, editar y organizar fichas.

Cómo se conecta Contacts con el resto de Copera

Contacts está diseñado para hacer más inteligente al resto de Copera, no para ser un silo que tengas que recordar visitar.

Reconocimiento en el Inbox y al redactar correos

En cualquier lugar donde aparezca una dirección de correo --- el remitente de un mensaje, un chip de destinatario o una dirección que estés escribiendo --- Copera la comprueba silenciosamente contra los contactos de tu espacio de trabajo. Si coincide con un contacto guardado, verás su nombre, foto y un resumen rápido al pasar el cursor, además de un atajo para editarlo. Si aún no está guardado, obtienes una acción de un clic Agregar a contactos para que tu directorio crezca de forma natural mientras trabajas. Más información en la Visión general del Inbox.

Sugerencias cuando escribes un correo

Cuando agregas destinatarios a un correo o invitados a un evento del calendario, Copera sugiere contactos coincidentes a medida que escribes, así rara vez tienes que recordar o pegar una dirección completa.

Relación con los campos de contacto de los Boards

Los Boards tienen sus propios tipos de campo Email, Phone, Website y Location para almacenar datos de comunicación directamente dentro de una fila de la tabla --- ideal para cosas como una base de datos de clientes o un seguimiento de proveedores. Estos campos del Board almacenan valores en la celda y ofrecen atajos para escribir-un-correo, llamar y abrir con un clic. Son una función separada, a nivel de tabla, de la agenda de tu espacio de trabajo. Consulta Contact Fields para esos.

nota

Los Contacts del espacio de trabajo (esta agenda) y los tipos de campo de contacto de un Board son ideas relacionadas pero funciones distintas. Los Contacts viven a nivel del espacio de trabajo y alimentan el reconocimiento y las sugerencias en toda la app; los campos de contacto del Board viven dentro de una tabla específica y almacenan valores por fila. Usa Contacts para un directorio compartido de personas, y los campos de contacto del Board para datos de comunicación adjuntos a las fichas de la tabla.

Preguntas frecuentes

¿Dónde encuentro Contacts?

Abre Settings y selecciona Contacts en la sección del espacio de trabajo del menú de la izquierda. La página se abre en la pestaña Contacts.

¿Puede cada miembro editar el directorio de contactos?

Gestionar el directorio --- crear, editar, importar y organizar contactos --- está disponible para los administradores del espacio de trabajo. Todos los miembros se benefician de las tarjetas de reconocimiento y las sugerencias que alimenta el directorio mientras trabajan en otras partes de Copera.

¿Tengo que completar todos los campos de un contacto?

No. Solo se requieren un nombre y un correo. Agrega tantos o tan pocos de los demás detalles como te resulten útiles.

¿Es lo mismo que las columnas Email o Phone de mi Board?

No. Esos son tipos de campo del Board que almacenan un valor dentro de una celda de la tabla. Workspace Contacts es una agenda separada y compartida de personas y organizaciones que alimenta el reconocimiento y las sugerencias en todo Copera. Consulta la nota anterior para ver cómo se relacionan ambos.

Funciones relacionadas

• Usar Contacts --- Crea, edita, busca y organiza contactos en listas.
• Importar Contacts --- Trae una agenda existente desde un archivo CSV.
• Visión general del Inbox --- Donde aparecen las tarjetas de reconocimiento de contactos en remitentes y destinatarios.
• Contact Fields --- Columnas Email, Phone, Website y Location del Board para almacenar detalles dentro de una tabla.