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Accesso guest

L’accesso guest del Copera Virtual Office ti permette di invitare clienti, contractor o partner esterni a una stanza specifica usando un link di invito sicuro e limitato a quella stanza, senza bisogno di account né installazione. Ogni invito è legato a una sola stanza, richiede l’approvazione esplicita di un membro già dentro e limita il guest a quella sola conversazione. I guest aprono il link in qualsiasi browser moderno, inseriscono nome e email, controllano camera e microfono e attendono che un membro li ammetta.

Come funziona l’accesso guest​

L’accesso guest si basa su tre principi:

  1. Limitato a una stanza -- Ogni invito è legato a una sola stanza. I guest non possono vedere né entrare in nessun’altra stanza.
  2. Richiede approvazione -- Prima che un guest entri nella stanza, qualcuno di dentro deve approvarlo.
  3. Senza account -- I guest si uniscono aprendo un link nel browser e inserendo nome e email.

Così il workspace resta sicuro e allo stesso tempo puoi includere facilmente collaboratori esterni in conversazioni specifiche.

Inviare un invito guest​

Qualsiasi membro del workspace può invitare un guest a qualsiasi stanza in cui si trova.

  1. Entra nella stanza a cui vuoi che il guest si unisca.
  2. Passa il mouse sulla barra del titolo della stanza: appare una piccola icona link accanto al nome della stanza.
  3. Clicca l’icona link per aprire la finestra Invite Guest.
  4. Copera genera un link di invito univoco per quella stanza.
  5. Clicca Copy link per copiarlo negli appunti.
  6. Incolla il link in un’email, un messaggio chat o un invito di calendario per inviarlo al guest.
suggerimento

Puoi anche invitare guest dalla vista conferenza. Quando sei dentro una stanza e passi alla modalità conferenza, clicca il pulsante invite nell’header della stanza per generare e copiare rapidamente un link di invito senza uscire dalla call.

Cosa vede il guest​

Quando il guest apre il link di invito, arriva a una semplice pagina di benvenuto senza bisogno di registrarsi né installare nulla.

Passo 1: Benvenuto e controllo camera​

Il link apre una pagina di benvenuto di Copera Virtual Office che include:

  • Il nome del workspace e della stanza a cui si uniscono.
  • Un’anteprima video grande che mostra la loro camera.
  • Pulsanti per attivare microfono e camera, così possono controllare come si vedono e si sentono.
  • Un indicatore audio che mostra che il microfono sta captando suono.

Passo 2: Inserire nome e email​

Sul lato destro della pagina, il guest compila un breve form:

  1. Your name -- Come apparirà al team (ad esempio "Giulia Rossi").
  2. Email address -- Un’email valida così l’host sa chi si unisce.
  3. Clicca Continue to join per inviare il form.

Entrambi i campi sono obbligatori. Il form valida il formato dell’email prima dell’invio.

Passo 3: In attesa di approvazione​

Dopo aver inviato il form, il guest vede una schermata Waiting for approval con un indicatore di stato pulsante. Qui attende mentre qualcuno dentro la stanza decide se farlo entrare.

Se cambia idea, può cliccare Cancel request per ritirarla.

Passo 4: Ammesso o rifiutato​

  • Se approvato -- La pagina passa a una vista conferenza dove il guest vede e sente tutti quelli nella stanza. Può parlare, condividere video e partecipare normalmente.
  • Se rifiutato -- Vede un messaggio di Access denied con l’opzione di riprovare più tardi.

Approvare o rifiutare un guest​

I guest appaiono come una notifica di attesa sugli schermi di tutti quelli nella stanza a cui stanno bussando.

Quando un guest richiede l’accesso:

  1. Appare una notifica in alto a destra sulla mappa con nome del guest, email e stanza a cui vuole unirsi.
  2. La stanza stessa mostra un badge arancione pulsante con un’icona punto interrogativo e il numero di guest in attesa.
  3. Hai due opzioni:
    • Clicca Accept per far entrare il guest.
    • Clicca Decline per negare la richiesta.

Solo i membri che sono effettivamente dentro la stanza possono approvare o rifiutare. Se sei in un’altra stanza o nella lobby aperta, non vedrai la notifica.

Vedere chi sta aspettando​

Se ci sono più guest in coda per la stessa stanza, il badge di attesa mostra il totale. Passa il mouse sul badge per vedere un tooltip con l’elenco dei guest. Puoi anche cliccare il badge per andare direttamente a quella stanza se non ci sei ancora.

Restrizioni dei guest​

I guest sono limitati a ciò che serve per il meeting, nient’altro:

  • Confinati a una sola stanza -- Un guest resta confinato alla stanza specifica a cui è stato invitato. Non può uscire, entrare in altre stanze né vedere cosa succede in altre parti dell’ufficio.
  • Audio e video solo nella stanza invitata -- Possono sentire e vedere tutti nella loro stanza, ma niente di fuori.
  • Senza modalità costruzione -- I guest non possono creare, modificare, spostare né eliminare stanze.
  • Senza accesso ad altre funzionalità del workspace -- La vista del guest è limitata solo all’esperienza della stanza. Non vedono canali chat, Drive, documenti né nessun’altra parte del workspace.

Così le informazioni sensibili restano al sicuro e allo stesso tempo il guest può partecipare pienamente alla conversazione specifica a cui l’hai invitato.

Uscire e tornare​

Quando il guest ha finito, può cliccare il pulsante hang up per uscire dalla stanza. Torna alla pagina di benvenuto, dove può chiudere la scheda o riunirsi usando lo stesso link se è ancora valido.

Se vuoi revocare l’accesso, rifiuta semplicemente eventuali futuri tentativi di knock, oppure puoi rigenerare un nuovo link di invito per chiunque altro cliccando di nuovo il pulsante invita.

Domande frequenti​

Un guest può unirsi a più stanze?​

No. Ogni link di invito dà accesso a una sola stanza. Se ti serve un guest in due stanze distinte, genera un link di invito separato da ciascuna stanza.

Un guest può vedere i messaggi chat del team o altri contenuti?​

No. L’accesso guest è limitato del tutto alla stanza del Virtual Office: i guest non vedono messaggi, documenti, file né altri contenuti del workspace.

I guest hanno bisogno di un account Copera?​

No. I guest si uniscono interamente tramite un browser web usando solo nome e email. Non si registrano né installano nulla.

Quanti guest posso invitare contemporaneamente?​

Non c’è un limite fisso, ma ogni guest necessita di approvazione individuale. Per stanze con molti partecipanti esterni, pianifica qualche minuto all’inizio per ammettere tutti.

Cosa succede se un guest chiude la scheda per errore?​

Può riaprire lo stesso link di invito nel browser e passare di nuovo dalla pagina di benvenuto. La richiesta di attesa precedente verrà cancellata e dovrà bussare di nuovo ed essere approvato.

Posso espellere un guest dopo averlo ammesso?​

Il guest resta nella stanza finché non si disconnette da solo. Se ti serve terminare la conversazione, puoi chiedergli di andarsene, oppure tutti nella stanza possono uscire e continuare altrove.

Funzionalità correlate​