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Acesso de Convidados

O acesso de convidados do Copera Virtual Office permite que você convide clientes externos, prestadores ou parceiros para uma sala específica usando um link de convite seguro e limitado à sala — sem necessidade de conta ou instalação. Cada convite é vinculado a uma única sala, exige aprovação explícita de um membro que já esteja dentro e restringe o convidado àquela única conversa. Convidados abrem o link em qualquer navegador moderno, digitam nome e e-mail, verificam câmera e microfone e aguardam um membro admiti-los.

Como funciona o acesso de convidados​

O acesso de convidados é construído em torno de três princípios:

  1. Limitado à sala -- Cada convite está vinculado a uma única sala. Convidados não podem ver nem entrar em qualquer outra sala.
  2. Aprovação obrigatória -- Antes que um convidado entre na sala, alguém lá dentro precisa aprová-lo.
  3. Sem necessidade de conta -- Convidados entram abrindo um link no navegador e digitando seu nome e e-mail.

Isso mantém seu workspace seguro e ainda assim permite que você inclua colaboradores externos em conversas específicas com facilidade.

Enviando um convite de convidado​

Qualquer membro do workspace pode convidar um convidado para qualquer sala em que esteja no momento.

  1. Entre na sala onde você quer que o convidado participe.
  2. Passe o mouse sobre a barra de título da sala -- um pequeno ícone de link aparece ao lado do nome da sala.
  3. Clique no ícone de link para abrir a caixa de diálogo Convidar Convidado.
  4. A Copera gera um link de convite único para aquela sala.
  5. Clique em Copiar Link para copiá-lo para a área de transferência.
  6. Cole o link em um e-mail, mensagem de chat ou convite de calendário para enviá-lo ao seu convidado.
dica

Você também pode convidar convidados a partir da visão de conferência. Quando estiver dentro de uma sala e mudar para o modo conferência, clique no botão convidar no cabeçalho da sala para gerar e copiar rapidamente um link de convite sem sair da chamada.

O que o convidado vê​

Quando seu convidado abre o link de convite, ele é levado para uma página de boas-vindas simples, sem precisar se cadastrar ou instalar nada.

Passo 1: Boas-vindas e verificação de câmera​

O link abre em uma página de boas-vindas do Copera Virtual Office com:

  • O nome do workspace e da sala em que ele está entrando.
  • Uma grande prévia de vídeo mostrando a câmera dele.
  • Botões para alternar microfone e câmera para que ele possa verificar como aparece e soa.
  • Um indicador de áudio mostrando que o microfone está captando som.

Passo 2: Informar nome e e-mail​

No lado direito da página, o convidado preenche um formulário curto:

  1. Seu Nome -- Como ele aparecerá para sua equipe (por exemplo, "Jane Smith").
  2. Endereço de E-mail -- Um e-mail válido para que o anfitrião saiba quem está entrando.
  3. Clique em Continuar para Entrar para enviar o formulário.

Os dois campos são obrigatórios. O formulário valida o formato do e-mail antes do envio.

Passo 3: Aguardando aprovação​

Após enviar o formulário, o convidado vê uma tela de Aguardando aprovação com um indicador de status pulsando. Ele espera ali enquanto alguém dentro da sala decide se vai deixá-lo entrar.

Se ele mudar de ideia, pode clicar em Cancelar Solicitação para desistir.

Passo 4: Admitido ou recusado​

  • Se aprovado -- A página passa para uma visão de conferência onde o convidado vê e ouve todos na sala. Ele pode falar, compartilhar vídeo e participar normalmente.
  • Se recusado -- Ele vê uma mensagem de Acesso Negado com uma opção para tentar novamente mais tarde.

Aprovando ou recusando um convidado​

Os convidados aparecem como uma notificação de espera nas telas de todos na sala em que estão batendo.

Quando um convidado solicita acesso:

  1. Uma notificação aparece no canto superior direito do mapa com o nome, e-mail e a sala em que ele quer entrar.
  2. A própria sala mostra um indicador laranja pulsando com um ícone de interrogação e o número de convidados aguardando.
  3. Você tem duas opções:
    • Clicar em Aceitar para deixar o convidado entrar.
    • Clicar em Negar para recusar a solicitação.

Apenas membros que estão realmente dentro da sala podem aprovar ou recusar. Se você estiver em uma sala diferente ou no lobby aberto, não verá a notificação.

Vendo quem está aguardando​

Se vários convidados estiverem na fila para a mesma sala, o indicador de espera mostra o total. Passe o mouse sobre o indicador para ver um tooltip listando os convidados. Você também pode clicar no indicador para ir direto àquela sala se ainda não estiver nela.

Restrições de convidados​

Convidados ficam limitados ao que precisam para a reunião -- nada mais:

  • Presos a uma sala -- O convidado fica confinado à sala específica para a qual foi convidado. Ele não pode sair, entrar em outras salas ou ver o que acontece em outros pontos do seu escritório.
  • Áudio e vídeo apenas na sala convidada -- Ele pode ouvir e ver todos na sala dele, mas nada de fora.
  • Sem modo de construção -- Convidados não podem criar, editar, mover ou apagar salas.
  • Sem acesso a outras funcionalidades do workspace -- A visão do convidado é limitada apenas à experiência da sala. Ele não vê canais de chat, Drive, documentos ou qualquer outra parte do seu workspace.

Isso mantém informações sensíveis seguras e ainda permite que o convidado participe plenamente da conversa específica para a qual foi chamado.

Saindo e voltando​

Quando o convidado termina, ele pode clicar no botão desligar para sair da sala. Ele volta para a página de boas-vindas, onde pode fechar a aba ou entrar novamente usando o mesmo link, se ele ainda for válido.

Se quiser revogar o acesso, basta negar qualquer tentativa futura de batida -- ou você pode gerar um novo link de convite para outras pessoas clicando no botão de convite novamente.

Perguntas frequentes​

Um convidado pode entrar em várias salas?​

Não. Cada link de convite dá acesso a apenas uma sala. Se você precisar de um convidado em duas salas diferentes, gere um link de convite separado a partir de cada sala.

Um convidado pode ver as mensagens de chat ou outro conteúdo da minha equipe?​

Não. O acesso de convidados é limitado inteiramente à sala do Virtual Office -- convidados não veem mensagens, documentos, arquivos ou qualquer outro conteúdo do workspace.

Convidados precisam de uma conta Copera?​

Não. Convidados entram inteiramente pelo navegador usando apenas o nome e o e-mail. Eles não se cadastram nem instalam nada.

Quantos convidados posso convidar de uma vez?​

Não há um limite rígido, mas cada convidado precisa de aprovação individual. Para salas com muitos participantes externos, planeje alguns minutos no início para admitir todo mundo.

O que acontece se um convidado fechar a aba por engano?​

Ele pode reabrir o mesmo link de convite no navegador e passar pela página de boas-vindas novamente. A solicitação anterior de espera será apagada e ele precisará bater na porta novamente e ser reaprovado.

Posso expulsar um convidado depois de admiti-lo?​

O convidado permanece na sala até se desconectar por conta própria. Se precisar encerrar a conversa, você pode pedir para ele sair ou todos na sala podem sair e continuar em outro lugar.

Funcionalidades relacionadas​