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Accès invité

L'accès invité du bureau virtuel Copera vous permet d'inviter des clients, prestataires ou partenaires externes dans une salle précise via un lien d'invitation sécurisé et limité à la salle — sans compte ni installation. Chaque invitation est liée à une seule salle, nécessite une approbation explicite par un membre déjà à l'intérieur, et limite l'invité à cette seule conversation. Les invités ouvrent le lien dans n'importe quel navigateur moderne, saisissent leur nom et e-mail, vérifient leur caméra et microphone, et attendent qu'un membre les admette.

Comment fonctionne l'accès invité​

L'accès invité repose sur trois principes :

  1. Limité à la salle -- Chaque invitation est liée à une seule salle. Les invités ne peuvent pas voir ni entrer dans d'autres salles.
  2. Approbation requise -- Avant qu'un invité n'entre dans la salle, quelqu'un à l'intérieur doit l'approuver.
  3. Aucun compte requis -- Les invités rejoignent en ouvrant un lien dans leur navigateur et en saisissant leur nom et e-mail.

Cela garde votre espace de travail sécurisé tout en permettant d'inclure facilement des collaborateurs externes dans des conversations précises.

Envoyer une invitation invité​

Tout membre de l'espace de travail peut inviter un invité dans n'importe quelle salle où il se trouve actuellement.

  1. Entrez dans la salle où vous voulez que l'invité rejoigne.
  2. Survolez la barre de titre de la salle -- une petite icône de lien apparaît à côté du nom de la salle.
  3. Cliquez sur l'icône de lien pour ouvrir la boîte de dialogue Inviter un invité.
  4. Copera génère un lien d'invitation unique pour cette salle.
  5. Cliquez sur Copier le lien pour le copier dans le presse-papiers.
  6. Collez le lien dans un e-mail, un message de chat ou une invitation calendrier pour l'envoyer à votre invité.
astuce

Vous pouvez aussi inviter des invités depuis la vue conférence. Lorsque vous êtes dans une salle et passez en mode conférence, cliquez sur le bouton inviter dans l'en-tête de la salle pour générer et copier rapidement un lien d'invitation sans quitter l'appel.

Ce que voit l'invité​

Lorsque votre invité ouvre le lien d'invitation, il arrive sur une page d'accueil simple sans avoir besoin de s'inscrire ni d'installer quoi que ce soit.

Étape 1 : Accueil et vérification de la caméra​

Le lien s'ouvre sur une page d'accueil Bureau virtuel Copera présentant :

  • Le nom de l'espace de travail et la salle qu'il rejoint.
  • Un grand aperçu vidéo montrant sa propre caméra.
  • Des boutons de bascule microphone et caméra pour vérifier comment il se voit et s'entend.
  • Un indicateur audio montrant que son micro capte le son.

Étape 2 : Saisir le nom et l'e-mail​

Sur le côté droit de la page, l'invité remplit un court formulaire :

  1. Votre nom -- Comment il apparaîtra pour votre équipe (par exemple « Jane Smith »).
  2. Adresse e-mail -- Un e-mail valide pour que l'hôte sache qui rejoint.
  3. Cliquez sur Continuer pour rejoindre pour soumettre le formulaire.

Les deux champs sont obligatoires. Le formulaire valide le format de l'e-mail avant la soumission.

Étape 3 : En attente d'approbation​

Après avoir soumis le formulaire, l'invité voit un écran En attente d'approbation avec un indicateur de statut qui pulse. Il attend ici qu'une personne dans la salle décide de le laisser entrer.

S'il change d'avis, il peut cliquer sur Annuler la demande pour se retirer.

Étape 4 : Admis ou refusé​

  • Si approuvé -- La page passe à une vue conférence où l'invité voit et entend tout le monde dans la salle. Il peut parler, partager la vidéo et participer normalement.
  • Si refusé -- Il voit un message Accès refusé avec une option pour réessayer plus tard.

Approuver ou refuser un invité​

Les invités apparaissent comme une notification d'attente sur les écrans de tous ceux dans la salle à laquelle ils toquent.

Lorsqu'un invité demande l'accès :

  1. Une notification apparaît en haut à droite de la carte avec le nom de l'invité, son e-mail et la salle qu'il veut rejoindre.
  2. La salle elle-même affiche un badge orange qui pulse avec une icône point d'interrogation et le nombre d'invités en attente.
  3. Vous avez deux options :
    • Cliquez sur Accepter pour laisser l'invité entrer.
    • Cliquez sur Refuser pour rejeter la demande.

Seuls les membres effectivement dans la salle peuvent approuver ou refuser. Si vous êtes dans une autre salle ou dans le lobby ouvert, vous ne verrez pas la notification.

Voir qui attend​

Si plusieurs invités sont en file pour la même salle, le badge d'attente affiche le total. Cliquez sur le badge ou survolez-le pour voir une info-bulle listant les invités. Vous pouvez aussi cliquer sur le badge pour vous déplacer directement vers cette salle si vous n'y êtes pas déjà.

Restrictions des invités​

Les invités sont limités à ce dont ils ont besoin pour la réunion -- rien de plus :

  • Verrouillés à une salle -- Un invité est confiné à la salle précise à laquelle il a été invité. Il ne peut pas sortir, entrer dans d'autres salles, ni voir ce qui se passe ailleurs dans votre bureau.
  • Audio et vidéo uniquement dans la salle invitée -- Il peut entendre et voir tout le monde dans sa salle, mais rien de l'extérieur.
  • Pas de mode construction -- Les invités ne peuvent pas créer, modifier, déplacer ou supprimer des salles.
  • Pas d'accès aux autres fonctionnalités de l'espace de travail -- La vue invité est limitée à l'expérience de la salle. Ils ne voient pas les canaux de chat, Drive, documents ni aucune autre partie de votre espace de travail.

Cela garde les informations sensibles en sécurité tout en laissant l'invité participer pleinement à la conversation précise à laquelle vous l'avez invité.

Partir et revenir​

Lorsque l'invité a terminé, il peut cliquer sur le bouton raccrocher pour quitter la salle. Il est renvoyé à la page d'accueil, où il peut fermer l'onglet ou rejoindre à nouveau avec le même lien s'il est encore valide.

Si vous voulez révoquer l'accès, refusez simplement toute future tentative de toc-toc -- ou vous pouvez régénérer un nouveau lien d'invitation pour quelqu'un d'autre en cliquant à nouveau sur le bouton d'invitation.

Foire aux questions​

Un invité peut-il rejoindre plusieurs salles ?​

Non. Chaque lien d'invitation n'accorde l'accès qu'à une seule salle. Si vous avez besoin d'un invité dans deux salles différentes, générez un lien d'invitation séparé depuis chaque salle.

Un invité peut-il voir les messages de chat de mon équipe ou d'autre contenu ?​

Non. L'accès invité est entièrement limité à la salle du bureau virtuel -- les invités ne voient pas les messages, documents, fichiers ni aucun autre contenu de l'espace de travail.

Les invités ont-ils besoin d'un compte Copera ?​

Non. Les invités rejoignent entièrement via un navigateur web avec seulement leur nom et e-mail. Ils ne s'inscrivent pas et n'installent rien.

Combien d'invités puis-je inviter à la fois ?​

Il n'y a pas de limite stricte, mais chaque invité a besoin d'une approbation individuelle. Pour les salles avec de nombreux participants externes, prévoyez quelques minutes au début pour admettre tout le monde.

Que se passe-t-il si un invité ferme son onglet par erreur ?​

Il peut rouvrir le même lien d'invitation dans son navigateur et repasser par la page d'accueil. Sa demande d'attente précédente sera effacée, et il devra toquer à nouveau et être réapprouvé.

Puis-je expulser un invité après l'avoir admis ?​

L'invité reste dans la salle jusqu'à ce qu'il se déconnecte de lui-même. Si vous devez terminer la conversation, vous pouvez lui demander de partir, ou tout le monde dans la salle peut sortir et continuer ailleurs.

Fonctionnalités associées​