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Acceso de invitados

El acceso de invitados del Copera Virtual Office te permite invitar a clientes, contratistas o socios externos a una sala concreta usando un enlace de invitación seguro y limitado a esa sala, sin necesidad de cuenta ni instalación. Cada invitación está vinculada a una sola sala, requiere la aprobación explícita de un miembro que ya esté dentro y restringe al invitado a esa única conversación. Los invitados abren el enlace en cualquier navegador moderno, escriben su nombre y correo, comprueban su cámara y micrófono, y esperan a que un miembro los admita.

Cómo funciona el acceso de invitados​

El acceso de invitados se basa en tres principios:

  1. Limitado a una sala -- Cada invitación está vinculada a una sola sala. Los invitados no pueden ver ni entrar en ninguna otra sala.
  2. Requiere aprobación -- Antes de que un invitado entre en la sala, alguien de dentro debe aprobarlo.
  3. Sin cuenta -- Los invitados se unen abriendo un enlace en su navegador y escribiendo su nombre y correo.

Esto mantiene seguro tu espacio de trabajo a la vez que te permite incluir fácilmente a colaboradores externos en conversaciones concretas.

Enviar una invitación de invitado​

Cualquier miembro del espacio de trabajo puede invitar a un invitado a cualquier sala en la que se encuentre.

  1. Entra en la sala a la que quieras que se una el invitado.
  2. Pasa el cursor sobre la barra de título de la sala: aparece un pequeño icono de enlace junto al nombre de la sala.
  3. Haz clic en el icono de enlace para abrir el cuadro de diálogo Invitar invitado.
  4. Copera genera un enlace de invitación único para esa sala.
  5. Haz clic en Copiar enlace para copiarlo al portapapeles.
  6. Pega el enlace en un correo, un mensaje de chat o una invitación de calendario para enviárselo a tu invitado.
consejo

También puedes invitar a invitados desde la vista de conferencia. Cuando estás dentro de una sala y cambias al modo conferencia, haz clic en el botón invitar en el encabezado de la sala para generar y copiar rápidamente un enlace de invitación sin salir de la llamada.

Lo que ve el invitado​

Cuando tu invitado abre el enlace de invitación, llega a una sencilla página de bienvenida sin necesidad de registrarse ni instalar nada.

Paso 1: Bienvenida y comprobación de cámara​

El enlace abre una página de bienvenida de Copera Virtual Office que incluye:

  • El nombre del espacio de trabajo y la sala a la que se unen.
  • Una vista previa de video grande que muestra su propia cámara.
  • Botones para activar el micrófono y la cámara, para que puedan comprobar cómo se ven y se oyen.
  • Un indicador de audio que muestra que su micrófono está captando sonido.

Paso 2: Introducir nombre y correo​

En el lado derecho de la página, el invitado rellena un breve formulario:

  1. Tu nombre -- Cómo aparecerá ante tu equipo (por ejemplo, "Juana Pérez").
  2. Dirección de correo -- Un correo válido para que el anfitrión sepa quién se une.
  3. Haz clic en Continuar para unirse para enviar el formulario.

Ambos campos son obligatorios. El formulario valida el formato del correo antes de enviarse.

Paso 3: Esperando aprobación​

Tras enviar el formulario, el invitado ve una pantalla de Esperando aprobación con un indicador de estado pulsante. Aquí espera mientras alguien dentro de la sala decide si dejarlo entrar.

Si cambia de opinión, puede hacer clic en Cancelar solicitud para retirarla.

Paso 4: Admitido o rechazado​

  • Si se aprueba -- La página pasa a una vista de conferencia donde el invitado ve y oye a todos los que están en la sala. Puede hablar, compartir video y participar con normalidad.
  • Si se rechaza -- Ve un mensaje de Acceso denegado con la opción de volver a intentarlo más tarde.

Aprobar o rechazar a un invitado​

Los invitados aparecen como una notificación de espera en las pantallas de todos los que están en la sala a la que están tocando.

Cuando un invitado solicita acceso:

  1. Aparece una notificación en la esquina superior derecha del mapa con el nombre del invitado, su correo y la sala a la que quiere unirse.
  2. La propia sala muestra una insignia naranja pulsante con un icono de signo de interrogación y el número de invitados en espera.
  3. Tienes dos opciones:
    • Haz clic en Aceptar para dejar entrar al invitado.
    • Haz clic en Rechazar para denegar la solicitud.

Solo los miembros que están realmente dentro de la sala pueden aprobar o rechazar. Si estás en otra sala o en el lobby abierto, no verás la notificación.

Ver quién está esperando​

Si hay varios invitados en cola para la misma sala, la insignia de espera muestra el total. Pasa el cursor sobre la insignia para ver una descripción emergente con la lista de invitados. También puedes hacer clic en la insignia para ir directamente a esa sala si aún no estás ahí.

Restricciones de los invitados​

Los invitados se limitan a lo que necesitan para la reunión, nada más:

  • Confinados a una sola sala -- Un invitado queda confinado a la sala concreta a la que fue invitado. No puede salir, entrar en otras salas ni ver lo que ocurre en otras partes de tu oficina.
  • Audio y video solo en la sala invitada -- Pueden oír y ver a todos los de su sala, pero nada de fuera.
  • Sin modo construcción -- Los invitados no pueden crear, editar, mover ni eliminar salas.
  • Sin acceso a otras funciones del espacio de trabajo -- La vista del invitado se limita solo a la experiencia de la sala. No ven canales de chat, Drive, documentos ni ninguna otra parte de tu espacio de trabajo.

Esto mantiene a salvo la información sensible a la vez que permite al invitado participar plenamente en la conversación concreta a la que lo invitaste.

Salir y volver​

Cuando el invitado termina, puede hacer clic en el botón de colgar para salir de la sala. Vuelve a la página de bienvenida, donde puede cerrar la pestaña o volver a unirse usando el mismo enlace si sigue siendo válido.

Si quieres revocar el acceso, simplemente rechaza cualquier futuro intento de toque, o puedes regenerar un nuevo enlace de invitación para cualquier otra persona haciendo clic de nuevo en el botón de invitar.

Preguntas frecuentes​

¿Puede un invitado unirse a varias salas?​

No. Cada enlace de invitación da acceso a una sola sala. Si necesitas a un invitado en dos salas distintas, genera un enlace de invitación aparte desde cada sala.

¿Puede un invitado ver los mensajes de chat de mi equipo u otro contenido?​

No. El acceso de invitados se limita por completo a la sala del Virtual Office: los invitados no ven mensajes, documentos, archivos ni ningún otro contenido del espacio de trabajo.

¿Necesitan los invitados una cuenta de Copera?​

No. Los invitados se unen por completo a través de un navegador web usando solo su nombre y correo. No se registran ni instalan nada.

¿A cuántos invitados puedo invitar a la vez?​

No hay un límite fijo, pero cada invitado necesita aprobación individual. Para salas con muchos participantes externos, planifica unos minutos al inicio para admitir a todos.

¿Qué pasa si un invitado cierra su pestaña por error?​

Puede volver a abrir el mismo enlace de invitación en su navegador y pasar de nuevo por la página de bienvenida. Su solicitud de espera anterior se borrará, y tendrá que volver a tocar y ser aprobado de nuevo.

¿Puedo expulsar a un invitado después de haberlo admitido?​

El invitado permanece en la sala hasta que se desconecta por su cuenta. Si necesitas terminar la conversación, puedes pedirle que se vaya, o todos los de la sala pueden salir y continuar en otro sitio.

Funciones relacionadas​