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Gastzugang

Der Gastzugang im Copera Virtual Office lässt Sie externe Kundinnen und Kunden, Auftragnehmende oder Partner mit einem sicheren, raumbezogenen Einladungslink in einen bestimmten Raum einladen — ohne Konto oder Installation. Jede Einladung ist an einen einzigen Raum gebunden, erfordert die ausdrückliche Freigabe durch ein bereits anwesendes Mitglied und beschränkt den Gast auf genau dieses Gespräch. Gäste öffnen den Link in jedem modernen Browser, geben Name und E-Mail ein, prüfen Kamera und Mikrofon und warten, bis ein Mitglied sie einlässt.

So funktioniert der Gastzugang​

Gastzugang basiert auf drei Prinzipien:

  1. Raumbezogen — Jede Einladung gilt für einen einzigen Raum. Gäste sehen keine anderen Räume und können nicht hineingehen.
  2. Freigabe erforderlich — Bevor ein Gast den Raum betritt, muss jemand drinnen freigeben.
  3. Kein Konto nötig — Gäste treten bei, indem sie einen Link im Browser öffnen und Name sowie E-Mail eingeben.

So bleibt Ihr Workspace sicher, und externe Mitwirkende lassen sich dennoch leicht in konkrete Gespräche einbinden.

Eine Gasteinladung senden​

Jedes Workspace-Mitglied kann einen Gast in jeden Raum einladen, in dem es sich aktuell befindet.

  1. Gehen Sie in den Raum, in dem der Gast beitreten soll.
  2. Fahren Sie über die Titelleiste des Raums — neben dem Raumnamen erscheint ein kleines Link-Symbol.
  3. Klicken Sie auf das Link-Symbol, um den Dialog Invite Guest zu öffnen.
  4. Copera erzeugt einen eindeutigen Einladungslink für diesen Raum.
  5. Klicken Sie auf Copy Link, um ihn in die Zwischenablage zu kopieren.
  6. Fügen Sie den Link in E-Mail, Chat oder Kalendereinladung ein und senden Sie ihn an den Gast.
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Gäste können Sie auch aus der Conference-Ansicht einladen. Sind Sie in einem Raum und im Conference Mode, klicken Sie im Raum-Header auf invite, um schnell einen Einladungslink zu erzeugen und zu kopieren, ohne den Call zu verlassen.

Was der Gast sieht​

Öffnet Ihr Gast den Einladungslink, landet er auf einer einfachen Willkommensseite — ohne Registrierung oder Installation.

Schritt 1: Willkommen und Kamera-Check​

Der Link öffnet eine Willkommensseite Copera Virtual Office mit:

  • Workspace-Name und Raum, dem sie beitreten.
  • Großer Video-Vorschau der eigenen Kamera.
  • Umschaltern für Mikrofon und Kamera, um Aussehen und Ton zu prüfen.
  • Audio-Indikator, der zeigt, dass das Mikrofon Ton aufnimmt.

Schritt 2: Name und E-Mail eingeben​

Rechts auf der Seite füllt der Gast ein kurzes Formular aus:

  1. Your Name — Wie die Person Ihrem Team erscheint (z. B. „Jane Smith“).
  2. Email Address — Gültige E-Mail, damit der Host weiß, wer beitritt.
  3. Klick auf Continue to Join, um das Formular abzusenden.

Beide Felder sind Pflicht. Das Formular prüft das E-Mail-Format vor dem Absenden.

Schritt 3: Auf Freigabe warten​

Nach dem Absenden sieht der Gast einen Bildschirm Waiting for approval mit pulsierendem Statusindikator. Dort wartet er, bis jemand im Raum entscheidet, ob er eintreten darf.

Ändert der Gast die Meinung, kann er Cancel Request klicken, um zurückzuziehen.

Schritt 4: Zugelassen oder abgelehnt​

  • Bei Freigabe — Die Seite wechselt in die Conference-Ansicht; der Gast sieht und hört alle im Raum und kann normal sprechen, Video teilen und mitwirken.
  • Bei Ablehnung — Es erscheint eine Meldung Access Denied mit der Option, es später erneut zu versuchen.

Gäste freigeben oder ablehnen​

Gäste erscheinen als Warte-Benachrichtigung auf den Bildschirmen aller Personen im Raum, an den sie klopfen.

Wenn ein Gast Zugriff anfragt:

  1. Oben rechts auf der Karte erscheint eine Benachrichtigung mit Name, E-Mail und gewünschtem Raum.
  2. Der Raum selbst zeigt ein pulsierendes oranges Badge mit Fragezeichen-Icon und der Anzahl wartender Gäste.
  3. Sie haben zwei Optionen:
    • Accept — Gast einlassen.
    • Deny — Anfrage ablehnen.

Nur Mitglieder, die tatsächlich im Raum sind, können freigeben oder ablehnen. Sind Sie in einem anderen Raum oder in der offenen Lobby, sehen Sie die Benachrichtigung nicht.

Sehen, wer wartet​

Warten mehrere Gäste auf denselben Raum, zeigt das Warte-Badge die Gesamtzahl. Fahren Sie über das Badge für ein Tooltip mit der Gästeliste. Sie können auch auf das Badge klicken, um direkt zu diesem Raum zu gehen, wenn Sie noch nicht dort sind.

Einschränkungen für Gäste​

Gäste sind auf das beschränkt, was sie für das Meeting brauchen — nicht mehr:

  • An einen Raum gebunden — Ein Gast bleibt im eingeladenen Raum. Er kann nicht hinausgehen, andere Räume betreten oder sehen, was anderswo im Büro passiert.
  • Audio und Video nur im eingeladenen Raum — Hört und sieht alle im Raum, nichts von draußen.
  • Kein Build Mode — Gäste können keine Räume erstellen, bearbeiten, verschieben oder löschen.
  • Kein Zugriff auf andere Workspace-Funktionen — Die Gastansicht gilt nur für das Raum-Erlebnis. Keine Chat-Kanäle, kein Drive, keine Dokumente und kein anderer Teil Ihres Workspace.

So bleiben sensible Informationen sicher, und der Gast kann trotzdem voll am eingeladenen Gespräch teilnehmen.

Verlassen und zurückkehren​

Ist der Gast fertig, klickt er auf hang up, um den Raum zu verlassen. Er kehrt zur Willkommensseite zurück und kann den Tab schließen oder mit demselben Link erneut beitreten, solange er gültig ist.

Möchten Sie den Zugriff widerrufen, lehnen Sie künftige Knock-Versuche ab — oder erzeugen Sie über die Invite-Schaltfläche einen neuen Einladungslink für andere Personen.

Häufig gestellte Fragen​

Kann ein Gast mehreren Räumen beitreten?​

Nein. Jeder Einladungslink gilt nur für einen Raum. Brauchen Sie einen Gast in zwei Räumen, erzeugen Sie aus jedem Raum einen eigenen Einladungslink.

Kann ein Gast die Chat-Nachrichten oder andere Inhalte meines Teams sehen?​

Nein. Gastzugang ist vollständig auf den Virtual-Office-Raum beschränkt — Gäste sehen weder Nachrichten noch Dokumente, Dateien oder andere Workspace-Inhalte.

Brauchen Gäste ein Copera-Konto?​

Nein. Gäste treten ausschließlich über den Webbrowser mit Name und E-Mail bei. Keine Registrierung, keine Installation.

Wie viele Gäste kann ich auf einmal einladen?​

Es gibt kein hartes Limit, aber jeder Gast braucht eine individuelle Freigabe. Bei vielen externen Teilnehmenden planen Sie zu Beginn ein paar Minuten zum Einlassen ein.

Was passiert, wenn ein Gast den Tab versehentlich schließt?​

Der Gast kann denselben Einladungslink erneut öffnen und die Willkommensseite durchlaufen. Die vorherige Warteanfrage wird gelöscht; er muss erneut klopfen und freigegeben werden.

Kann ich einen Gast nach dem Einlassen entfernen?​

Der Gast bleibt im Raum, bis er sich selbst trennt. Möchten Sie das Gespräch beenden, bitten Sie den Gast zu gehen, oder alle im Raum treten hinaus und setzen woanders fort.

Verwandte Funktionen​