Importar Contacts
Si ya mantienes una lista de personas en una hoja de cálculo --- exportada desde otra agenda, una herramienta de correo o un CRM --- no tienes que volver a escribirlas en Copera. La importación CSV las trae todas a la vez con un asistente guiado de tres pasos.
Encontrarás la importación en la pestaña Contacts de Settings → Contacts, mediante el botón Importar junto a Nuevo contacto. La importación está disponible para los administradores del espacio de trabajo.
Antes de empezar
Prepara un archivo CSV (una hoja de cálculo separada por comas, que puedes exportar desde prácticamente cualquier app de hojas de cálculo o agenda):
- La primera fila debe ser una fila de encabezado con los nombres de las columnas (por ejemplo,
Name,Email,Phone,Company). Harás coincidir estas columnas con los campos de contacto en el siguiente paso. - Cada fila siguiente es un contacto.
- Como mínimo, tu archivo necesita una columna para el nombre y una columna para el correo. Todo lo demás es opcional.
La mayoría de las herramientas --- apps de hojas de cálculo, proveedores de correo y CRM --- pueden exportar contactos a CSV. Busca una opción "Exportar" o "Descargar como CSV". Mientras la primera fila nombre las columnas, Copera puede trabajar con ello.
Paso 1 — Sube tu archivo
- Haz clic en Importar en la pestaña Contacts.
- Arrastra tu archivo CSV al área de carga, o haz clic para elegir un archivo de tu computadora.
Copera lee el archivo y muestra una pequeña vista previa de las primeras filas para que confirmes que se ve bien antes de la asignación.
Paso 2 — Asigna tus columnas
La asignación le indica a Copera qué columna de tu archivo corresponde a cada campo de contacto. Para ahorrarte tiempo, Copera detecta automáticamente las columnas comunes por los nombres de sus encabezados (por ejemplo, una columna llamada "E-mail" se asigna a Email, "Company" a Organización, y así sucesivamente) --- solo necesitas ajustar lo que haya quedado mal.
Para cada campo de contacto, elige la columna coincidente de tu archivo:
| Campo de contacto | ¿Obligatorio? | Lo que completa |
|---|---|---|
| Name | Obligatorio | El nombre completo del contacto. |
| Obligatorio | La dirección de correo principal del contacto. | |
| Phone | Opcional | Un número de teléfono. |
| Organization | Opcional | Empresa o empleador. |
| Job title | Opcional | Rol o cargo. |
| Birthday | Opcional | Fecha de nacimiento. |
| Notes | Opcional | Cualquier nota en formato libre. |
| Tags | Opcional | Etiquetas de categoría para el contacto. |
Configura como No asignado cualquier campo que no quieras importar. Una vista previa de las primeras filas de tu archivo permanece visible mientras asignas, para que puedas hacer coincidir las columnas con confianza.
La columna Tags se divide automáticamente en varias etiquetas de categoría. Separa los valores de etiqueta en esa columna con una coma, un punto y coma o un salto de línea, y Copera convierte cada uno en su propia categoría del contacto.
Cuando las columnas obligatorias Name y Email estén configuradas, haz clic en Siguiente para revisar.
Paso 3 — Revisa e inicia
El paso final resume lo que está a punto de ocurrir: el archivo que subiste, cuántas filas contiene y cuáles de tus columnas se asignan a cada campo de contacto. Usa Atrás si necesitas corregir una asignación.
Cuando todo se vea bien, haz clic en Iniciar importación.
Mientras se ejecuta la importación
Las importaciones se ejecutan en segundo plano, así que no tienes que quedarte esperando. En cuanto inicias una, puedes cerrar el diálogo y seguir trabajando en cualquier parte de Copera --- la importación continúa por su cuenta.
Aparece un banner de progreso en la parte superior de la página de Contacts mientras una importación está en curso, mostrando una barra de progreso y un recuento en vivo de cuántos contactos se han importado, omitido y cuántas filas tuvieron errores. Cuando la importación termina, recibes una notificación que resume los resultados, y tus nuevos contactos aparecen en el directorio.
Como las importaciones se ejecutan en segundo plano, los archivos grandes no son problema --- inicia la importación, cierra el diálogo y continúa. Se te notificará cuando termine.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato de archivo necesito?
Un archivo CSV (valores separados por comas) con una fila de encabezado en la primera línea. La mayoría de las apps de hojas de cálculo, proveedores de correo y CRM pueden exportar a CSV.
¿Qué es lo mínimo que necesita mi archivo?
Una columna para el nombre del contacto y una columna para su correo. Todas las demás columnas son opcionales.
¿Tendré que hacer coincidir las columnas a mano?
Copera detecta automáticamente las columnas comunes por los nombres de sus encabezados, así que normalmente solo confirmas la asignación y ajustas lo que se le haya escapado.
¿Cómo importo etiquetas o categorías?
Asigna una columna al campo Tags. Los valores de esa columna se dividen por coma, punto y coma o salto de línea, y cada uno se convierte en una etiqueta de categoría del contacto.
¿Tengo que esperar a que termine la importación?
No. Las importaciones se ejecutan en segundo plano. Inicia la importación, cierra el diálogo y sigue trabajando --- un banner muestra el progreso en vivo y se te notifica cuando finaliza.
¿Qué significan los conteos de importados, omitidos y errores?
Importados es cuántos contactos se agregaron correctamente, omitidos son las filas que intencionalmente no se agregaron (por ejemplo, las que no contenían información suficiente), y errores son las filas que Copera no pudo procesar. El resumen final muestra los tres para que sepas exactamente qué entró.
Funciones relacionadas
- Visión general de Contacts --- Qué es Contacts y cómo se conecta con el resto de Copera.
- Usar Contacts --- Crea, edita, busca y organiza contactos en listas una vez importados.