Agendando Eventos
Criar um evento na Copera leva segundos. Clique em um espaço vazio do seu Calendário, dê um título ao seu evento, e pronto --- ou abra o formulário completo para ajustar o local, os participantes, os lembretes e a recorrência. Esta página cobre tudo o que você pode fazer ao agendar.
Criando um Evento
A Forma Rápida
A maneira mais rápida de adicionar um evento é direto no Calendário:
- Abra o painel Agenda e mude para a visualização Dia ou Semana.
- Clique e arraste sobre o horário desejado, ou clique em um único espaço. Um popover de novo evento aparece rapidamente.
- Digite um título para o evento.
- Ajuste a data e o horário, se necessário.
- Clique em Save.
Esse é todo o fluxo para um evento simples. O popover também permite expandir qualquer seção para adicionar mais --- participantes, um local, uma descrição, lembretes ou um agendamento recorrente --- sem sair do Calendário.
Você não precisa preencher tudo. Um título e um horário já são suficientes para colocar um evento no Calendário --- você sempre pode abri-lo novamente depois para adicionar detalhes.
O Formulário Completo
Quando você precisa de todas as opções em um só lugar, clique em More options no popover rápido. Isso abre o formulário completo de evento com duas abas:
- Event details --- o título, o horário, o local, a descrição, os lembretes e os participantes.
- Find a time --- uma visualização de disponibilidade lado a lado para escolher um horário que funcione para todos (disponível assim que você adiciona ao menos um participante). Veja Find a Time.
Defina o que precisar e clique em Save.
Definindo o Horário
Todo evento tem um início e um fim. Na linha de data, você pode:
- Escolher uma data de início e um horário de início.
- Escolher um horário de término (e também uma data de término, se o evento durar mais de um dia).
Quando o início e o fim caem no mesmo dia, a Copera mantém o layout compacto e mostra apenas uma data com dois horários. Para eventos de vários dias, tanto a data de início quanto a de término aparecem.
Adicionando um Local
Os eventos da Copera suportam três tipos de local, todos a partir de um único campo rotulado Add a channel, link, or address:
| Tipo de local | Como definir | O que acontece |
|---|---|---|
| Meeting channel da Copera | Escolha um meeting channel no menu suspenso | Os convidados recebem um link para entrar na reunião na Copera |
| Link de reunião online | Cole uma URL de reunião | A Copera reconhece links do Google Meet, Zoom e Microsoft Teams e mostra o ícone correspondente |
| Endereço físico | Digite um local ou endereço | Mostrado como um local simples com um ícone de pino de mapa |
Selecionar um meeting channel da Copera limpa qualquer link que você tenha digitado, e digitar um link ou endereço limpa um canal selecionado --- assim cada evento tem um único lugar claro para se encontrar.
Escolher um meeting channel da Copera como local mantém tudo em um só lugar --- seus convidados podem entrar na chamada, compartilhar a tela, usar o whiteboard e obter uma transcrição, tudo dentro da Copera. Saiba mais em Meeting Channels.
Convidando Participantes
No campo de participantes, comece a digitar para adicionar pessoas. Você pode convidar:
- Membros do workspace --- qualquer pessoa da sua equipe.
- Equipes --- adicione uma equipe inteira de uma vez.
- Contatos salvos e listas de contatos --- pessoas que você salvou no seu workspace.
- Qualquer pessoa por e-mail --- digite qualquer endereço de e-mail para convidar um convidado externo.
Cada participante que você adiciona aparece em uma lista abaixo do campo, e você pode remover qualquer um com o controle de exclusão ao lado do nome. Depois que um evento é criado, cada participante mostra um status de resposta (Pending, Accepted, Declined ou Maybe).
Definindo Lembretes
Os lembretes te avisam antes de um evento começar para que nada passe despercebido.
- Na seção Reminders, escolha com quanta antecedência você gostaria de ser lembrado.
- Escolha entre os presets --- At start, 5, 10, 15 ou 30 minutes before, 1 hour before ou 1 day before --- ou selecione Custom para inserir qualquer número de minutos.
- Clique no botão de adicionar para incluir o lembrete. Ele aparece como um chip que você pode remover a qualquer momento.
Você pode definir até cinco lembretes em um único evento (por exemplo, um no dia anterior e um quinze minutos antes).
Adicionando uma Descrição
Use o campo de descrição para adicionar uma pauta, notas, detalhes de discagem ou qualquer outra coisa que os participantes devam saber. A descrição aparece nos detalhes do evento sempre que alguém o abre.
Eventos Recorrentes
Precisa de uma reunião que se repete? Defina uma recorrência e a Copera cria a série inteira para você.
Escolhendo um Padrão de Repetição
Na área de data, abra o menu repeat (o ícone de setas circulares) e escolha um padrão:
| Opção | Repete |
|---|---|
| Does not repeat | Evento único (o padrão) |
| Daily | Todos os dias |
| Weekly on [day] | O mesmo dia da semana toda semana |
| Monthly on the [week] [day] | A mesma posição em cada mês (por exemplo, a segunda terça-feira) |
| Annually on [date] | Uma vez por ano na mesma data |
| Every weekday (Monday to Friday) | Todo dia útil |
| Custom | Monte seu próprio padrão |
Montando um Padrão Personalizado
Escolha Custom para abrir o editor de recorrência, onde você pode:
- Definir o intervalo --- repetir a cada alguns dias, semanas, meses ou anos.
- Escolher quais dias da semana o evento ocorre (para padrões semanais).
- Decidir quando a série termina: never, after um determinado número de ocorrências, ou on uma data específica.
Conforme você monta o padrão, o Calendário pré-visualiza as próximas ocorrências para que você confirme o ritmo antes de salvar.
Editando e Excluindo Eventos
Se você é o organizador, abra um evento e use os botões de editar (lápis) ou excluir (lixeira) nos detalhes do evento.
Editando uma Única Ocorrência vs a Série Inteira
Quando você edita ou exclui um evento recorrente, a Copera pergunta a quais ocorrências sua mudança deve se aplicar:
| Escolha | Efeito |
|---|---|
| This event | Apenas a ocorrência que você abriu muda |
| This and following events | Esta ocorrência e todas as seguintes mudam |
| All events | A série inteira muda, passado e futuro |
Escolha o escopo que corresponde à sua intenção e confirme. Para eventos únicos, edições e exclusões simplesmente se aplicam àquele evento, sem nenhuma pergunta extra.
Excluir um evento não pode ser desfeito. Ao excluir uma série recorrente, confira bem se você quer dizer This event ou All events antes de confirmar --- escolher All events remove todas as ocorrências.
Reagendando ao Arrastar
Na visualização Dia ou Semana, você pode arrastar um evento para um novo horário ou arrastar suas bordas para deixá-lo mais curto ou mais longo. O novo horário é salvo automaticamente. Para eventos recorrentes, a Copera pergunta a quais ocorrências aplicar a mudança, assim como na edição.
Notificando os Participantes
Sempre que você cria, altera ou cancela um evento que tem participantes, a Copera pergunta se deve enviar e-mails para eles:
- Criar --- "Send invitation emails?"
- Atualizar --- "Send update emails?"
- Cancelar --- "Send cancellation emails?"
Você pode adicionar uma mensagem opcional para incluir no e-mail, escolher Send para notificar todos, ou escolher Don't send para fazer a mudança em silêncio, sem enviar e-mail a ninguém.
Os convites saem como convites de calendário padrão, então os convidados podem adicionar o evento a qualquer ferramenta de calendário que usem e responder por lá. As respostas deles voltam para o seu evento automaticamente.
As pessoas que você convida podem responder Yes, No ou Maybe pelo e-mail de convite. Se elas usam o Copera Inbox, o convite aparece como um banner interativo para responder com um clique --- veja Convites de Calendário.
Respondendo a Eventos para os Quais Você É Convidado
Quando você abre um evento para o qual foi convidado, uma barra de RSVP na parte inferior pergunta "Going?" com três botões:
- Yes --- você vai participar.
- No --- você não vai participar.
- Maybe --- você está em dúvida.
Sua resposta atual fica destacada, e você pode mudá-la a qualquer momento. Para eventos recorrentes, a Copera pergunta se sua resposta se aplica a this event, this and following events ou all events --- as mesmas escolhas de ocorrência usadas na edição.
Perguntas Frequentes
Como adiciono uma reunião que se repete toda semana?
Crie o evento, abra o menu repeat na área de data e escolha Weekly on [day] (ou monte um padrão Custom). A Copera gera a série inteira.
Mudei uma reunião de uma série por engano --- isso mudou todas elas?
Não. Quando você edita um evento recorrente, a Copera pergunta se deve aplicar a mudança a This event, This and following events ou All events. Desde que você tenha escolhido This event, apenas aquela ocorrência mudou.
Posso convidar alguém que não está na minha equipe?
Sim. Digite qualquer endereço de e-mail no campo de participantes para convidar um convidado externo. Ele receberá um convite de calendário e poderá responder pelo e-mail.
Preciso enviar e-mail para todo mundo quando faço uma pequena mudança?
Não. Quando a Copera perguntar se deve enviar e-mails de atualização, escolha Don't send para aplicar sua mudança sem notificar os participantes.
Quantos lembretes posso definir?
Até cinco por evento, usando qualquer combinação dos presets ou valores personalizados em minutos.
Funcionalidades Relacionadas
- Find a Time --- Veja a disponibilidade de todos lado a lado antes de escolher um horário.
- Disponibilidade & Horário de Trabalho --- Defina quando você está disponível para que os horários certos se destaquem.
- Visão Geral do Calendário da Equipe --- Abra sua Agenda e escolha uma visualização.
- Convites de Calendário --- Como funcionam os convites e RSVPs dentro do Copera Inbox.
- Meeting Channels --- Conduza as reuniões que você agenda.